24 июля 2021
9 мин на чтение
1395

Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Нет времени читать?
Отправить статью на почту

Информационное письмо – бизнес-инструмент, который используют компании любого масштаба. Его составляют для взаимодействия с клиентами, партнерами и прочими участниками коммерческой деятельности. В этой статье расскажем, какие есть виды информационных писем, как их писать и оформлять.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг
Узнать подробнее

Что такое информационное письмо

Информационное письмо – это разновидность деловой документации. Она нужна для уведомления партнеров, контрагентов, сотрудников о новостях, достижениях и изменениях в деятельности компании. Часто такое сообщение носит типовой характер: его создают по шаблону, дополняют выдержками из официальной документации, утвержденными фотографиями, таблицами, pdf-файлами.

Что такое информационное письмо

Какие задачи решает информационное письмо

Информирование о делах компании нередко остается прерогативой администрации или руководства. Многие крупные компании используют информационные письма, чтобы:

  • уведомить партнеров об изменениях, которые произошли внутри организации;
  • напомнить подрядчику, поставщику или клиенту об обязательствах, отраженных в договоре;
  • сообщить клиенту о новых услугах или расширении продуктовой линейки.

Используйте информационные письма, чтобы начать сотрудничество с рекламными площадками. Расскажите о своем товаре или услуге, преимуществах компании и выгодах сотрудничества с вами. Если вы платите площадке или агентству за лидов в виде звонков в компанию, нужно обезопасить себя от «мусорных» звонков. Отсеивать неэффективные каналы привлечения лидов, контролировать подрядчиков и вычислять сомнительные звонки поможет Антифрод от Calltouch. Технология проверяет активность номеров, выявляет фрод и спам и позволяет сэкономить бюджет.

caltouch-platform

Антифрод

Автоматически выявляет некачественные звонки и спам
  • Выявляет и тегирует сомнительные звонки от недобросовестных рекламных подрядчиков или спам
  • Позволяет учитывать в отчетах только качественные обращения
  • Упрощает контроль подрядчиков

Кто составляет информационное письмо

Информационные письма составляют руководители структурных подразделений компании. Важное условие: руководитель должен отвечать за решение вопросов, которые содержит письмо. Например, начальник отдела продаж сообщает о расширении ассортимента, начальник маркетингового отдела – о запуске новой рекламной кампании. Он согласовывает текст письма с вышестоящим начальством, подписывает его и организует рассылку.

Разновидности информационных писем

Выделяют несколько видов информационных писем. Их отличает предназначение, цель составления и способ изложения сведений.

Письмо-уведомление

Главная задача такого письма – уведомить клиентов, партнеров, сотрудников о значимых событиях, которые будут происходить в компании в ближайшее время. Например, о смене реквизитов или физического адреса, изменениях в рабочем графике, повышении специалистов.

Разновидности информационных писем

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание позволяет напомнить о каких-либо моментах сотрудничества второй стороны с компанией. Пример информационного письма-напоминания: предупреждение партнера о завершении сроков проекта, о необходимости перечисления полной оплаты по договору.

Письмо-подтверждение

Подобное письмо – информационный повод, направленный на подтверждение намерений компании в ответ на сделанный запрос. Например, письмо-подтверждение используют после переговоров о поставках, чтобы указать на основательность намерений одной из сторон.

Письмо-заявление

Эти письма отправляют, когда нужно рассказать адресату о причинах определенного события, в котором он прямо или косвенно участвует. Например, информационное письмо в формате заявления при расторжении договора.

Рекламно-информационное письмо

Маркетологи активно используют эту разновидность информационных писем. Структура письма напоминает коммерческое предложение, содержит данные о реализуемых товарах или услугах, условиях сотрудничества, контактные данные компании. В данных письмах нет призыва к целевому действию.

Информационные письма в email-маркетинге

Информационные письма в email-маркетинге – это контентные рассылки с полезной информацией. Они помогают:

  • привлечь и удержать внимание клиента;
  • подтвердить статус эксперта;
  • напомнить о продукте или компании;
  • привлечь трафик на сайт.

Мало привлечь пользователя на сайт – нужно повысить его лояльность и убедить совершить целевое действие. Для этого создайте привлекательный дизайн, продумайте навигацию и используйте удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и оперативной связи с клиентом.

caltouch-platform

Виджеты для увеличения конверсии

 от 990 рублей в месяц
  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Бизнес может работать с клиентами исключительно в рамках стратегии email-маркетинга или отправлять информационные письма вместе с промо-рассылками.

Как написать информационное письмо

Чтобы составить информационное письмо, можно использовать универсальный образец и вносить в него незначительные изменения в зависимости от ваших целей и задач.

Как написать информационное письмо

Письмо обязательно должно содержать:

  • Реквизиты организации: название компании, юридический адрес, контактные данные. Их прописывают в левом верхнем углу. 
  • Сведения об адресате: ФИО, должность, адрес компании (правый верхний угол).
  • Тему письма. Укажите ее в центре (уведомление, напоминание, заявление). 
  • Приветствие. Обратитесь к адресату в уважительном формате: «Уважаемый(ая) имя, отчество…», «Добрый день…».
  • Вступление. В этой части письма лаконично выразите главную мысль сообщения.
  • Основную часть. Поясняет вступление. Последовательно и кратко изложите данные и факты, отвечая на вопросы: «Кому?», «Зачем?», «Почему?».
  • Заключение. Подведите итог общения и укажите собственные инициалы, должность, оставьте подпись и контактные данные для обратной связи.

Как оформить и отправить информационное письмо

Строгих требований оформления нет, письмо можно составлять на фирменном бланке компании или на стандартном листе разного формата. Первый вариант – более подходящий. Вам не нужно будет вручную прописывать реквизиты компании, письмо выглядит солидно и соответствует представлению об официальной корреспонденции. Информационное письмо лучше печатать на компьютере, чтобы избежать трудностей в расшифровке почерка, помарок или ошибок.

Информационное письмо можно отправить по электронной почте, через почтовое отделение или с помощью мессенджеров или факса.

Как оформить и отправить информационное письмо

Выводы

  • Информационное письмо о компании – важный элемент делового общения с партнерами, контрагентами и клиентами.
  • Письма позволяют компании поддерживать коммуникацию со стратегически значимыми участниками рынка, отстаивать свои интересы и проводить маркетинговые операции.
  • Составлять письма можно по универсальному шаблону: это упрощает работу, позволяет составить простой и понятный по содержанию текст.
Нет времени читать?
Отправить статью на почту
Оцените
Поделитесь с друзьями
Что нового в интернет-маркетинге?
Главное в ежемесячной рассылке
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас есть интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.