26 сентября 2019
20 мин на чтение
3186

Что такое Канбан и как внедрить методологию в компании

author__photo
Денис Гордовский
Маркетолог-аналитик
Нет времени читать?
Отправить статью на почту

Системы управления проектами воплощают амбициозные идеи в реальные результаты, но подчас они бывают сложными.

Всё становится проще, если структурировать процесс. У каждого проекта есть задачи, каждая из которых включает в себя свои собственные микро-задачи. Можно сказать, это отдельные малые проекты, требующий собственной системы управления.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг
Узнать подробнее

Что такое Канбан и как внедрить методологию в компании

Иногда подзадачи так же важны, как и весь проект, особенно когда процесс постоянный: «Делать детали» или «Писать статьи для блога». Когда работа не заканчивается, стандартный алгоритм выходит на первый план.

Toyota изобрела систему «Канбан» и передала её заводским командам более 60 лет назад, дабы обеспечить одинаково высокое качество изготовления деталей на каждом этапе.

Канбан фокусируется на статусе вместо сроков. Каждая задача проходит через стандартизированные этапы проекта, так что сразу же можно отслеживать, что происходит, выявляя узкие места.

Что такое система Канбан

Канбан — это специальная система организации для управления задачами в различных бизнес-процессах. Этот инструмент позволяет оптимизировать работу на производстве через разделение объемных этапов на множество отдельных операций. Цель внедрения Канбан заключается в контроле за рабочим процессом, отслеживании нагрузки специалистов. 

Канбан: краткая история

Канбан-доска в Трелло

Полки супермаркетов, автомобильные заводы, графики разработки программного обеспечения. Эти несвязанные друг с другом вещи сыграли свою роль в создании канбана, а в нашем случае — канбан-досок.

Гипермаркеты

В гипермаркетах, независимо от того, в какое время суток вы приезжаете, скорее всего, полки заполнены. Запасы в продуктовом магазине не контролируются по какому-то строгому графику — они заказываются и складируются для удовлетворения покупательского спроса.

Продукты по мере покупок перемещаются со складов на полки, а затем, когда склад пустеет, магазин делает новый заказ. Этим процессом можно управлять, просто наблюдая за запасами визуально.

Автомобильные заводы

Если гипермаркеты могут полагаться на последовательность простых событий:

  • Клиенты покупают товар;
  • Полки заполняются новым товаром;

как автомобильная индустрия может сделать то же самое применительно к сборке машин?

Менеджеры Toyota в 1950-х годах задались целью улучшить управление запасами запчастей. Они внедрили подход Канбан, что в переводе означает «визуальная карта», который позволяет опираться на визуальные сигналы передачи запчастей и модулей от одного рабочего другому.

Теперь все точно знали, где взять ту или иную деталь, благодаря прилагаемой к ней карточке, в которой подробно описывалось, что уже было с ней проделано.

Разработка ПО

Перенесёмся в 2000-е: команда разработчиков Microsoft ищет более эффективный способ исправления ошибок в Team Server.

Начав со сложной системы управления проектами, консультант Дэвид Андерсон помог создать раннюю систему Канбан для разработки программного обеспечения. Она помещала задачи в буфер — список того, что нужно сделать — и позволяла разработчикам выбирать из них. Затем задачи отправлялись на следующий этап разработки, в следующий список.

Как оказалось, почти у каждой работы есть процесс, шаги, алгоритм. Канбан подходит всем.

Где можно применять канбан-методологию

Система Канбан изначально использовалась компанией Toyota, где сотрудники начали обмениваться карточками, в которых содержались подробности задач. Каждая карточка содержала номер, число деталей, их отправителя и получателя. Так регулировался производственный процесс, назначались ответственные за выполнение задач и разделялась работа. Метод позаимствовали и другие предприятия, показав, что он применим в разных сферах.

где применить канбан

Промышленное производство 

На предприятии система обеспечивает перемещение продукта от одной точки к другой. Каждый участок оснащен своим планом, в котором указываются необходимое число будущих поставок. Так, если в одном месте происходит переизбыток продукции, в другом случается дефицит. В результате план не выполняется в срок, работа останавливается.

Метод Канбан помогает организовать производство таким образом, чтобы первый участок заказывал необходимые детали у следующего в соответствии с числом произведенной продукции. Это позволяет сохранить баланс. 

канбан в производстве

Управление IT-проектами 

В этой области Канбан работает схожим образом. Только детали и запчасти заменяет ПО, а сотрудников производства — программисты, тестировщики и другие специалисты в разработке IT-проектов. Например, при необходимости создать сайт сначала подключается дизайнер. Он формирует макет, создает детальную иллюстрацию, передает работу программисту. Программист пишет код. Затем подключается тестировщик, который выявляет ошибки и проблемы.

В результате каждый специалист занимается своим делом, исходя из того объема работы, который выполнил предыдущий участник проекта.

Управление IT-проектами 

Увеличение продаж 

Наиболее распространенным направлением в этой сфере считается сотрудничество с клиентами в формате В2В. Отлаженная система организации помогает сформировать коммуникацию с клиентами через маркетинговые инструменты. Так, Канбан используется при выстраивании воронки продаж и ускорении ее отдельных этапов: от знакомства будущего клиента с предложением до покупки.

Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе 

Работа с воронкой продаж основывается на следующих принципах:

  • Каждое передвижение карточки делает клиента на шаг ближе к покупке.
  • Первостепенной задачей менеджера становится продажа товаров тем клиентам, с которыми уже идет работа. Только после этого можно принимать в работу новых клиентов и приступать к раскручиванию воронки продаж с начального этапа.
  • Для каждого этапа необходимо поставить условия для продвижения клиента по воронке продаж.
  • Чтобы воронка продаж функционировала оптимально, необходимо анализировать ее этапы, отслеживать эффективность работы системы, статусы клиентов.

Личное планирование 

Главные инструменты Канбан — иллюстративность и разделение одной глобальной задачи на несколько небольших целей. Благодаря этому методика становится удобным вариантом работы не только для крупных компаний, но и для личного планирования. Обычно для упорядочивания дел используются ежедневники, но система Канбан предлагает иной подход — работу с доской, на которой фиксируются все текущие задачи. Их можно делить на ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Визуализация плана на доске позволяет быстрее привести в порядок рабочие и личные дела. 

личное планирование

Виды 

Есть две разновидности системы. Оба варианта применяются на производстве, но при необходимости могут адаптироваться и под другие виды деятельности.

Тарный канбан

Название этого типа определяет главный действующий элемент — тару, на которую крепится специальная бирка. Она может указывать на:

  • название деталей;
  • номера;
  • число;
  • данные получателя;
  • данные отправителя.

Например, система заказов по тарному канбану работает следующим образом:

  1. Когда число деталей в первой таре постепенно заканчивается, сотрудник убирает его с рабочего места на нижний ярус, где складируются заказы на новые детали.
  2. Транспортировщик уезжает с пустой тарой, на которой располагается бирка соответствующего отдела.
  3. Заказанные материалы поставляются в следующий отдел производства.

тарный канбан

Карточный канбан 

Этот вид для работы использует карточки Канбан, которые совмещают в себе четыре раздела:

  • цвет;
  • адрес отправителя;
  • название отправленной детали, ее номер, число деталей, которые должны поставить получателю;
  • адрес получателя.

Бирка крепится к таре с деталями. Ее цветовая гамма может строиться следующим образом:

  • синий — производственная карточка;
  • красный — складская карточка;
  • зеленый — межцеховая карточка.

Цвет отображает то помещение, к которому привязано место действия карточки, чтобы сотрудники производства могли точно отследить ее путь.

Принципы Канбан

Система Канбан базируется на нескольких принципах:

  • Визуализация. Основа Канбан — визуальная доска, на которой представлены этапы выполнения текущей задачи. Обычно они располагаются в порядке «запланировано» — «выполняется» — «сделано».
  • Разделение задач. Одновременное планирование большого количества личных дел может вылиться в прокрастинацию. Четкое понимание целей и разбивка на части упрощает процесс достижения результата.   
  • Фокусировка на работе. Согласно Канбану, невыполненные задачи требуют особого внимания. Если процесс затягивается, необходимо подключать дополнительных сотрудников, перераспределять ресурсы.  

Принципы Канбан

Инструменты

При работе с Канбан используется ряд инструментов: 

  • Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (STATIK) — структурированный воркшоп для поэтапной визуализации текущего процесса. С ним начинается вся работа, это инструмент анализа сервиса (заказчиков, стейкхолдеров, команды) и построения системы.
  • Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram — CFD) для определения узких мест. На графике хорошо видны простои процесса, когда невозможность задачи перейти на следующий этап затормаживает движение проекта. 
  • Лимит WIP (Work In Progress) ограничивает количество карточек, которые находятся в одном столбце одновременно. При достижении лимита столбец закрывается, пока команда не разберется с возникшей ситуацией. 

Преимущества и недостатки

К достоинствам Канбан можно отнести: 

  • гибкое планирование с возможностью изменения приоритетов, что крайне важно для проектов в IT-сфере;
  • высокую степень вовлеченности сотрудников благодаря постоянным собраниям и совместным обсуждениям задач;
  • быстрый поиск проблем благодаря лимитам РВП;
  • сокращение запасов на производственных складах благодаря сбалансированному потоку транспортировки продукции, что позволяет экономить пространство;
  • прозрачность рабочих процессов.

В числе основных недостатков:

  • Канбан не удобен для больших команд (более чем из 10 человек);
  • невозможность долгосрочного планирования, так как Канбан предназначен для решения актуальных задач;
  • вероятность торможения проекта при блокировке нескольких задач. 

преимущества канбан

Сравнение Kanban и Scrum

Главное отличие в том, что Канбан представляет скорее набор принципов, чем метод управления проектом. Системы можно сравнить по следующим параметрам:

  • Команда. В Скрам у членов команды нет главной компетенции: аналитик работает с разработчиком, тестировщик с дизайнером. В Канбан собираются узкопрофильные специалисты со своими задачами.
  • Роли. В Скрам действует главный организатор, который занимается решением возникающих проблем и устраивает совещания. В Канбан такой роли нет, и организация более простая.
  • Планирование. В Скрам приоритеты работы расставляет организатор, в Канбан — команда.

Применение Канбан

Использование Канбан возможно на разных типах производства. Ограничения накладывает не сфера производства или число специалистов, входящих в состав команды, а способность персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.

Метод используется многими IT-компаниями, в числе которых присутствует и Microsoft. В России Канбан используется на производствах, связанных с автомобильной промышленностью.

Примеры применения системы канбан на предприятии

Использование системы можно увидеть на примере токийского парка в Императорском дворце. В кассе посетители получают пластиковые карточки, которые необходимо сдать в стеклянную будку на выходе. Когда накапливается определенное число таких карточек, сотрудник забирает их и выдает новым посетителям.

Одни и те же карточки циркулируют по внутренней системе парка, избавляя руководство от необходимости производства одноразовых билетов. Кроме того, система предотвращает переизбыток посетителей. 

Другой аспект функционирования Канбан можно проиллюстрировать через работу менеджера по продажам. У него десятки единовременных задач: общение с клиентами, составление договоров, прием звонков и прочее. Для разделения обязанностей, формирования целей и их структурирования применяется Канбан.

Применение Канбан

Например, процесс коммуникации с новыми клиентами разделяется на несколько шагов: от первого контакта до подписания бумаг. Для каждого этапа есть свой регламент, подготовленные образцы документов, скрипты. Это упрощает общение с клиентами и минимизирует временные затраты на работу.

Как внедрить Канбан в компании

Процесс внедрения выглядит следующим образом:

  1. Формирование команды и разработка проекта.
  2. Сбор статистики, аналитики о частоте потребления определенного продукта или детали.
  3. Создание модели работы производства и ее утверждение.
  4. Выстраивание работы с поставщиками: переговоры, заказ партий, формирование единой информационной системы.
  5. Создание модели запросов, помогающей оперативному обмену информацией с поставщиком.
  6. Закупка материалов.
  7. Обучение сотрудников.
  8. Запуск Канбан.

Приложения и программы для Канбана

Система Канбан реализуется не только собственными силами, но и посредством специализированных программ. Они помогают организовать рабочий процесс и автоматизировать формирование задач.

Trello

Сервис предлагает удобный формат организации проектов, к каждому из которых можно прикрепить карточки. В них содержатся сроки исполнения задач, файлы, комментарии, метки. Отсутствует ограничение на число пользователей, у которых есть доступ к одному проекту. Основной функционал предоставляется бесплатно.

Trello

Kanbantool

Позволяет отслеживать время. В бесплатной версии имеется небольшой функционал: на карточках нельзя писать комментарии, добавлять файлы и смотреть время работы. Здесь доска для Канбан достаточно маленькая. Над одним проектом могут работать только два человека, что не соответствует запросам даже маленьких команд. 

Kanbantool

LeanKit Kanban

Сервис помогает автоматизировать отчеты, дает неограниченный доступ к командной работе над файлом. Присутствуют шаблоны, которые можно использовать для работы, встроенная аналитика. Сервис дает возможность отслеживать время изменений, добавлять вложения, создавать диаграммы и схемы, упрощающие процесс распределения задач.

LeanKit Kanban

Kanbanize

Это инструмент, с которым можно вести дела в соответствии с системой тайм-менеджмента, строить аналитические диаграммы, графики, есть функция автозаполнения. Сервис демонстрирует связь между задачами, осуществляет резервное копирование данных, отображает текущие статусы задач и роли пользователей.

Kanbanize

Worksection

Инструмент для управления бизнес-проектами. Его хорошо использовать для небольших компаний, которым нужно систематизировать цели и разбить их на несколько задач. В сервисе можно планировать работу, считать время, потраченное сотрудниками, формировать отчеты по результатам работы.

Worksection

Заключение

Система Канбан — удобный набор принципов, организующих выполнение личных и профессиональных задач. Он помогает реализовать намеченные планы в поставленные сроки, дает возможность отслеживать прогресс, а также при необходимости переориентирует ресурсы для устранения возникающих проблем. 

caltouch-platform

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц
  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Нет времени читать?
Отправить статью на почту
Оцените
Поделитесь с друзьями
Что нового в интернет-маркетинге?
Главное в ежемесячной рассылке
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас есть интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
Конференция Callday.Village
Про сквозную аналитику и эффективный маркетинг в сфере загородной недвижимости
Регистрация
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.