16 ноября 2021
Темы | Бизнес
Нет времени читать?
Отправить статью на почту

Как автоматизировать бизнес-процессы

16 ноября 2021
17 мин на чтение
495
author__photo
Николай Большаков
Автор блога Calltouch

Нет времени читать?
Отправить статью на почту

Треть крупных компаний России уже перенесли рабочие процессы в специальные программы. Они хранят все задачи в одной системе, помогают повысить эффективность сотрудников и качество обслуживания клиентов. В статье расскажем, что такое автоматизация бизнес-процессов, как ее внедрить и выбрать программное обеспечение.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это оцифровка, упрощение и ускорение бизнес-процессов через программное обеспечение. Большая часть бизнес-процессов универсальна: онбординг нового сотрудника, расчет заработной платы, учет задач. 

Но есть и уникальные бизнес-процессы, свойственные только вашей компании. Например, требования по по типу затрат, объему или сумме закупки. 

Автоматизация необходима, чтобы: 

  • оптимизировать задачи – назначить ответственных и сроки выполнения для каждого бизнес-процесса, сэкономить время и убрать лишние согласования; 
  • сократить человеческий фактор – ошибки по невнимательности человека, из-за монотонности работы;
  • ускорить и упростить работу – уменьшить ручные задачи, сделать бизнес-процессы понятными для каждого сотрудника;
  • обезопасить хранение и обработку информации сотрудников и клиентов – банковские карты, реквизиты, покупки, контактные данные;
  • увеличить прозрачность бизнеса – руководитель видит отчеты по сотрудникам, прибыли, продажам, отпускам и больничным.

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация улучшит любой бизнес и особенно поможет при его масштабировании. Когда штат сотрудников увеличивается до нескольких десятков человек, на контроль работы уходит много времени. Без прописанных бизнес-процессов происходит хаос.

Внедрение автоматизации окупается не сразу, обычно за год. Это зависит от бюджета автоматизации и размера компании: чем больше компания, тем быстрее средства вернутся. Малый бизнес редко выделяет бюджеты на полноценную автоматизацию, чаще автоматизирует только выставление счетов и расчет зарплат.

Какие направления можно автоматизировать и с помощью чего

Автоматизируют отделы продаж, управления, производства, маркетинга, контроля качества, финансов. Процесс не подходит для управленческих решений, организации корпоративных мероприятий. Подбор сотрудников автоматизируется частично: сбор базы и отправка сообщений проходят через систему, кандидатов отбирает HR-менеджер. 

Управление

Предприниматели могут решать управленческие задачи через ERP, CRM, аналитические программы. 

ERP-системы (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия) автоматизируют большую часть бизнес-процессов. Их используют крупные компании. Цель ERP – организовать работу отделов компании в единой системе.

ERP помогают руководителям: 

  • формировать отчеты по продажам, закупкам, ассортименту;
  • создавать счета и контролировать стадии оплаты;
  • согласовывать бюджет, документы, закупки; 
  • вести учет времени сотрудников;
  • управлять складами и товародвижением.

CRM-системы (Customer Relationship Management – управление отношениями с клиентами) автоматизируют бизнес-процессы, которые завязаны на работе с покупателями. Цель внедрения – автоматизировать работу с текущими и будущими клиентами, объединить маркетинг и продажи в одном инструменте.

С помощью CRM решают задачи:

  • обработки клиентской базы;
  • общения с клиентами через e-mail, мессенджеры, социальные сети; 
  • учета продаж по каждому клиенту;
  • формирования программы лояльности;
  • выставления счетов и контроля оплаты;
  • анализа по каналам продаж. 

Разберем пример автоматизации на примере CRM. Компания хочет ускорить выставление счетов и сократить нагрузку на менеджеров. Руководитель подключает систему, заносит в программу реквизиты клиентов. При формировании счета менеджер выбирает название клиента из списка, реквизиты загружаются автоматически. Сотрудник только вписывает услугу, стоимость и месяц оплаты. 

Готовый счет сохраняют в PDF. Менеджер отправляет счет по e-mail клиенту из интерфейса программы документом или ссылкой. Счета закрываются автоматически при получении оплаты. 

Аналитические программы структурируют данные в отчеты и составляют выборки. Продвинутые программы – Tableau Public, Google Fusion Tables, Power BI. Программы для новичков – Microsoft Excel и Google Таблицы.

Маркетинг и продажи

Специализированных программ для менеджеров по продажам нет, работу ведут через CRM, ERP и таск-трекеры – программы для управления проектами (Asana, Trello, Jira). Они нужны, чтобы фиксировать стадии сделок, счетов, вести задачи, хранить информацию по клиентам.

Маркетологи автоматизируют задачи с помощью: 

  • email-рассылки – MailChimp, SendPulse, Unisender, SendSay, GetResponse; 
  • рассылки в мессенджерах – VK Sendbox, WhatsApp Sender, Coba.Tools;
  • сквозной аналитики – Calltouch, Roistat, Callibri, CoMagic, Битрикс24;
  • таргетинга в социальных сетях – myTarget, TargetHunter, Pepper.ninja, Tooligram;
  • SEO-инструментов – KeyCollector, ComparseR, Serpstat, Яндекс.Вебмастер, Google Search Console;
  • веб-аналитики – Яндекс.Метрика, Google Analytics.

Автоматизировать контекстную рекламу можно с Оптимизатором Calltouch. Вы указываете приемлемую стоимость целевого действия или суточный расход, а сервис прогнозирует и применяет ставки для достижения наилучшего результата по выбранным кампаниям. Оптимизатор поможет увеличить конверсии и уменьшить стоимость лида.

caltouch-platform

Оптимизатор

Эффективный инструмент по оптимизации и автоматизации контекстной рекламы
  • Ежедневно собирает и анализирует данные из Яндекс. Директ и Google AdWords
  • Отбирает самые продуктивные ключи и повышает на них ставки
  • Помещает эффективные ключи на самые высокие позиции
  • Снижает ставки на низкоэффективные ключи
  • Увеличивает количество конверсий
  • Уменьшает стоимость лида

Производство

В производстве автоматизируют контроль состояния оборудования и поставок. Программы контролируют загруженность, производительность, работу станков, товародвижение, остатки и отгрузки.

В названиях программ автоматизации складов часто используют аббревиатуру WMS (Warehouse Management System – система управления складом). Популярные программы автоматизации склада – SAP WMS, 1С: WMS Логистика. Управление складом, Oracle Warehouse Management Cloud. 

Качество

С помощью программ автоматизации контроля качества ведут задачи, отправляют уведомления, подключаются к камерам наблюдения, работают с недовольными отзывами клиентов. 

Программы контроля качества продуктов: 

  • 3Dexperience – готовит цифровые 3D-макеты товаров, хранит информацию в облаке, рассчитывает технические показатели (гидравлика, трение, износ, акустика) и выступает торговой площадкой для разработчиков и покупателей;
  • ZSmart Service Quality Management (SQM – управление качеством сервиса) – предприниматель задает ключевые показатели качества, по ним программа отслеживает и анализирует продукцию, составляет отчеты;
  • CloudContact – облачный contact-центр со встроенным чат-ботом хранит информацию по клиентам, записывает звонки в аудио и видеоформате.

Персонал

В отделе персонала автоматизируют найм и адаптацию нового сотрудника, обновление базы вакансий и резюме, подготовку и отправку писем, ведение календарей с датой и временем собеседований. 

Популярные HRM-программы (Human Resources Management – управление человеческими ресурсами):

  • HeadHunter – бесплатный сервис для кандидатов, платный – для бизнеса. HR-менеджеры отсматривают резюме, ведут переписку с кандидатами в чате, продвигают вакансии.
  • Talantix – импортирует отклики с HeadHunter, SuperJob, Авито, Linkedin. Собирает базу кандидатов по вакансиям, этапам подбора, региону, зарплате, источнику добавления и причине отказа. Хранит историю общения с кандидатами.
  • Hurma Work – анализирует обратную связь сотрудников, оценивает производительность и рассчитывает зарплаты персонала, собирает резюме с других сервисов, поддерживает обмен документов.
  • СберПодбор – сервис создания, хранения базы кандидатов и обработки резюме. Программа распознает и импортирует файлы резюме, подключается к мессенджерам, показывает отчеты загрузки рекрутеров, формирует отчеты по найму.

Финансы

В финансовой сфере есть риск человеческого фактора – бухгалтеры могут ошибиться в расчетах из-за невнимательности или незнания новых законов. В этом направлении можно автоматизировать:

  • расчет зарплаты сотрудников, налогов и отчислений;
  • счета и контроль оплаты;
  • отчеты по затратам и доходам;
  • создание и хранение договоров с контрагентами. 

Популярные бухгалтерские программы:

  • СБИС – бухгалтерский и налоговый учет, электронный документооборот, онлайн-касса, расчет заработной платы. 
  • Контур.Бухгалтерия – распознавание накладных, расчет заработной платы, проверка и отправка отчетов в ФНС, ПФР, ФСС.
  • 1С: Бухгалтерия – налоговый и бухгалтерский учет, программа формирует отчеты для государственных структур, готовит выписку первичных документов, учитывает продажи. 

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов

В чем преимущества автоматизации:

  • безопасное хранение информации – регламентов, контактов клиентов и сотрудников, сделок;
  • увеличение производительности труда – сотрудник обрабатывает больше запросов, готовит больше счетов, рассчитывает больше зарплат;
  • сокращение затрат за счет меньшего числа сотрудников в штате – сервисы выполняют больше работы и стоят дешевле содержания работников;
  • легкость аналитики – автоматическое формирование отчетов по продажам, затратам, рабочему времени;
  • уменьшение ошибок из-за сокращения человеческого фактора;
  • повышение скорости обслуживания клиентов.

Недостатки автоматизации:

  • отсутствие гибкости процессов – программы разработаны для стандартных задач;
  • сложность внедрения – сотрудники могут не понимать смысл автоматизации и не уметь пользоваться программой, поэтому нужно провести обучение.

Как внедрить автоматизацию: этапы

Автоматизацию проводят в семь этапов: 

  1. Поставить цели и задачи. Их определяют топ-менеджеры компании. Они анализируют проблемы: потерю данных и оригиналов документов, ошибки сотрудников, отсутствие единого регламента работы – каждый бизнес-процесс, который могла бы выполнять система.
  2. Выбрать и описать бизнес-процессы. Менеджеры предлагают новые решения. Например, настроить автоматическую рассылку клиентам. Холодным покупателям – полезный контент на почту, теплым – кейсы по решению задач клиента, горячим – автоматическую подготовку коммерческого предложения.
  3. Написать техническое задание для исполнителей. С этим заданием работают либо штатные программисты, либо нанятые – фрилансеры, агентства, студии. 
  4. Выбрать программное обеспечение. Оно должно быть удобным для сотрудников и отвечать потребностям компании, поддерживать сторонние бухгалтерские, маркетинговые и аналитические сервисы.
  5. Протестировать обеспечение. Руководитель дает поработать с сервисом нескольким сотрудникам. Если программа их устраивает, к ПО подключают остальных работников.
  6. Обучить персонал. Нужно подготовить инструкции и чек-листы для обучения сотрудников. При необходимости корректировать процессы.

Лучше потратить время на обучение сотрудников и другие важные задачи, чем на сбор утомительных отчетов. Сквозная аналитика Calltouch соберет данные из разных рекламных площадок, CRM-систем и других инструментов в понятные и прозрачные отчеты. Вы сможете делать выводы об эффективности маркетинга на основе полных данных и оптимизировать рекламу.

caltouch-platform

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц
  • Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
  • Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Предприниматели внедряют программы самостоятельно или силами подрядчиков – ИТ-компаний, маркетинговых агентств, консультантов. 

Создать систему самостоятельно. Собственную программу разрабатывать сложно и долго. Это отвлекает менеджеров от основной работы. Но если вы уже сталкивались с внедрением автоматизации и хотите сэкономить, этот вариант сработает.

Купить пакетное решение. Этот вариант быстрее ручного подбора сервисов. Специалисты настроят ПО без ошибок. Для успешного внедрения нужно сформулировать проблемы и задачи компании, чтобы погрузить сторонних программистов в свой бизнес. Также платить за техподдержку и внесение изменений в систему.

Как измерить эффективность автоматизации

Узнайте время выполнения каждого бизнес-процесса до автоматизации и после. Это поможет понять, успешно ли вы внедрили систему. Например, если раньше менеджер формировал один счет 10 минут, а сейчас – 3, у вас получилось оптимизировать процесс.

Универсальные параметры измерения: 

  • сокращение времени на выполнение или постановку задачи;
  • ускорение цикла сделки;
  • увеличение принятых звонков, сообщений;
  • сокращение времени согласования документов. 

Возможные риски и ошибки

При внедрении автоматизации можно столкнуться с проблемами:

  • купить программу, которая не подходит сотрудникам: нет нужных функций, сложная, медленная;
  • подрядчики могут долго изучать проблему компании, а также навязывать подключить дополнительные услуги – обязательно заключайте договор;
  • при внесении изменений в программу есть риск выйти за рамки бюджета;
  • менеджеры отказываются работать с нововведениями.

Коротко о главном 

  • Автоматизация необходима во многих сферах бизнеса: отделу продаж, управления, маркетинга, производства, контроля качества, персонала.
  • К программам автоматизации относятся: ERP и CRM-системы, таск-трекеры, сервисы аналитики и создания рекламы, HRM-программы.
  • Плюсы автоматизации – безопасное хранение информации компании, повышение производительности, сокращение времени на обработку заявок, прозрачность процессов, повышение скорости обслуживания клиентов.
  • Сотрудники могут отказаться от новых процессов. Для этого нужно рассказать им о пользе автоматизации и обучить их.
Нет времени читать?
Отправить статью на почту
Оцените
Поделитесь с друзьями
Что нового в интернет-маркетинге?
Главное в ежемесячной рассылке
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.