2 сентября 2019
14 мин на чтение
526

Как пользоваться Trello: инструкция и полезные хитрости

author__photo
Денис Гордовский
Маркетолог-аналитик
Нет времени читать?



Что такое Trello

Trello — это простой и удобный таск-трекер. Он представляет собой инструмент для управления проектами в различных нишах — коммерческими, творческими, социальными. Также сервис и приложение удобны для личного планирования и самоконтроля.

Для ведения промышленных и инфраструктурных проектов Trello не подойдёт, равно как и не получится полноценно организовать с ним работу целой компании. Но когда речь идёт о малых проектах или процессах, не требующих специальных отраслевых инструментов, Trello почти нет равных.

Стоит отметить ценность трекера для управления циклами разработки. Особенно он соответствует гибким методологиям управления проектами — в частности, Scrum, Kanban.

Максимальная эффективность инструмента раскрывается при командной работе, но и в индивидуальной активности продуктивность заметно возрастает. Идеи и задачи быстро упорядочиваются, структурируются, всё становится наглядным, вам намного легче расставлять приоритеты.

При желании Трелло преобразуется в импровизированную CRM, где у каждого клиента есть собственная карточка, контакты, история и статус.

На базе Trello быстро настраивается наглядная воронка с настраиваемыми этапами движения лидов и клиентов.

Trello особенно хорош для быстрых запусков. Регистрация, базовые настройки, освоение и внедрение занимают буквально час. Интерфейс интуитивно понятен большинству людей, даже слабо подкованных в техническом плане, благодаря высококачественному юзабилити.

Кому полезен Trello

В первую очередь, данный трекер полезен:

  • Стартапам,
  • Малому бизнесу,
  • Самозанятым специалистам,
  • Социальным проектам,
  • Различным проектным командам.

В отдельных случаях продукт может быть использован отделами средних и крупных компаний, а также государственных структур, которые реально хотят повысить эффективность своей работы.

В настоящее время даже у таких консервативных и больших компаний, как Сбербанк и Почта России, постепенно экспериментальным путём внедряются подходы Agile и Scrum. 

Непосредственно сервис успешно используют и стартапы, и гиганты уровня Google, Kickstarter, National Geographic.

Достаточно эффективно Трелло в личном планировании в виде To-Do-листа, а также в целях структурирования накопленной информации.

В образовании на базе Trello создаются полезные продукты с высокой прикладной ценностью. Вместо обычных чек-листов — готовая настроенная система для пошагового выполнения задач как в команде, так и в одиночку.

Также в Трелло можно создавать общедоступные страницы со структурированным набором полезной информации. Например, корпоративную Вики.

У сервиса есть веб-версия, десктопные программы (Windows, Mac OS) и мобильное приложение (Android и iOS). Естественно, работать можно с разных устройств — данные быстро синхронизируются.

Интеграции

Интеграции в Trello называются «Улучшения». Трекер легко связать с десятками различных внешних сервисов.

К примеру: MailChimp, Slack, Zapier, draw.io, Giphy, Dropbox, Evernote, Google Drive, Intercom, Microsoft OneDrive, Typeform, GitHub, Jira, SalesForce, SurveyMonkey, Figma, Zendesk.

Подробнее можно ознакомиться здесь: https://trello.com/power-ups

Несмотря на то, что Trello является сервисом для организации и структурирования информации и задач, у многих пользователей часто происходит хаотизация досок, их в дальнейшим бросают и создают новые. Важно поддерживать порядок и дисциплинированно подходить к внедрению данного инструмента.

Современные инструменты интернет-маркетинга, как правило, предлагают многочисленные интеграции для обеспечения пользователям лучшей синхронизации между активностями и повышения их эффективности. Calltouch реализует тот же тщательный подход к интеграциям.

Интеграции Calltouch

Интеграции в один клик более, чем с 30 популярными системами
  • Быстрая настройка без путанных инструкций
  • CRM-системы, рекламные площадки и другие сервисы
  • Webhooks и API для безопасной передачи событий в ваши системы
  • Автоматическая передача данных от показов и бюджетов до сделок и ROI

Обзор функционала

Ключевые элементы системы — это:

  • Доски,
  • Списки,
  • Карточки.

Рассмотрим подробнее, что это такое и как с этим работать. 

Доска

Визуальное пространство, в котором осуществляется основная часть работы. На доске располагаются вертикальные списки — листы, на которых находятся карточки. 

Доски, списки и карточки могут называться как угодно в зависимости от целей и задач.

Доска

Самый простой пример канбан-доски:

пример канбан-доски

Также при создании досок можно выбрать один из готовых шаблонов для различных направлений от управления командой до подготовки свадьбы. 

Шаблоны доступны по ссылке: https://trello.com/teams

По типу видимости доски бывают: 

  • Приватные. Просматривать и изменять содержимое могут только участники, которые добавляются выборочно.
  • Командные. Похожи на приватные, но доступ имеется у определённой группы людей, объединённых в настройках в команду.
  • Доска организации. Напоминает командную, но с расширенным функционалом, доступном на платном тарифе.
  • Публичные. В такие доски могут заходить любые пользователи, у которых есть ссылка. Также они индексируются поисковыми системами, но изменять содержимое могут только участники.

Видимость доски

У доски есть меню, в котором доступны функции:

  • Настройка описания доски.
  • Изменение фона. На бесплатном тарифе доступны однотонные цвета, а на платных — любые фотообои.
  • Поиск карточек по словам, меткам, участникам и сроку выполнения. В шапке доски тоже есть поле поиска, но только по словам.
  • Добавление стикеров на карточки.
  • Управление улучшениями, интеграциями с различными внешними сервисами.
  • Изменение меток.
  • Использование коллекций.
  • Подписка на обновления доски.
  • Копирование доски.
  • Печать и экспорт доски.
  • Закрытие доски.
  • Ссылка на доску.

меню доски

Список

Элемент доски, на котором располагаются карточки. Списки могут называться как угодно, в зависимости от целей и задач создания доски.

При создании новой доски система сразу предлагает создать нужные списки и присвоить им наименования.

Список

В меню списка можно:

  • Добавлять карточки.
  • Копировать список со всеми карточками для ускорения однотипной работы.
  • Перемещать списки между досками.
  • Подписываться на обновления списка.
  • Сортировать карточки списка в алфавитном порядке или по дате создания — от старых к новым или наоборот.
  • Перемещать карточки списка в другой список данной доски.
  • Архивировать и удалять все карточки.
  • Архивировать сам список.

меню списка

Карточка

Обычно каждая карточка является отдельной задачей. Карточки можно перемещать между списками, дублировать, архивировать и безвозвратно удалять.

При наличии большого количества задач, не требующих детализации и являющихся декомпозицией некой крупной задачи, то не рекомендуется создавать много отдельных карточек.

Лучше сделать одну и завести внутри карточки чек-лист. Это удобнее, а прогресс будет наглядно отображаться по мере выполнения задач чек-листа.

Настройки карточки

Что можно делать внутри карточки?

  • Изменять заголовок.
  • Добавлять описание.
  • Смотреть историю всех действий, имеющих отношение к данной карточке.
  • Добавлять участников. Ими могут быть ответственные за выполнение задачи люди или наблюдатели. К примеру, внешний заказчик, product owner или scrum-master.
  • Добавлять метки.
  • Формировать чек-лист.
  • Установить дедлайн.
  • Прикрепить вложение.
  • Управлять улучшениями — интеграциями с другими сервисами.
  • Переместить на другой лист этой или другой доски.
  • Копировать в другой список текущей доски.
  • Подписаться, чтобы в разделе уведомлений отслеживать любые действия и обновления карточки.
  • Архивировать неактуальные карточки, чтобы освободить пространство или окончательно удалить их.
  • Делиться с другими.

Настройки карточки

У каждой карточки есть своё меню, дублирующее некоторые функции по управлению карточкой. 

Дедлайны

В проектном управлении важны сроки выполнения задач. Для каждой карточки можно настроить дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и установить напоминание.

Также по мере приближения дедлайна на карточке автоматически подсвечивается дата — сначала оранжевым цветом, а затем красным.

Дедлайны

Метки

Для удобства восприятия категорий на карточки добавляются метки различных цветов. В Трелло есть режим для дальтоников, при включении которого помимо цвета меток появляются различные паттерны.

Метки

Меткам можно присваивать любые наименования и создавать дополнительные метки.

В проектном управлении удобно применять систему расстановки приоритетов в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, когда все задачи делятся на 4 типа:

  • Важные — срочные;
  • Неважные — срочные;
  • Важные — не срочные;
  • Неважные — не срочные.

Данную методологию легко реализовать, используя 4 метки или даже 3. К примеру, тип «неважные — не срочные», можно никак не помечать и смело удалять в большинстве случаев.

матрица Эйзенхауэра

Вложения

К карточкам прикрепляются различные материалы, которые загружаются с компьютера, планшета, смартфона, из облачного хранилища, либо по ссылке.

Вложения

Шеринг

Существует возможность делиться карточками. Для этого предусмотрено несколько вариантов.

Шеринг

Тарифы

Существует бесплатная версия и две платные. В большинстве случаев вполне достаточно бесплатного функционала.

Подписка «Бизнес-класс» обойдётся в $12.5 или $9.99 в месяц.

Тариф «Enterprise» имеет максимально возможный функционал и рекомендован для команд из более, чем 100 человек. Минимальная численность пользователей — 20. Стоимость составляет от $29 до $250 за одного пользователя в год в зависимости от их числа.

Подробнее с тарифами и их возможностями можно ознакомиться на сайте разработчика: https://trello.com/pricing

caltouch-platform

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц
  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
Оцените
Rate this post
Поделитесь с друзьями
Подпишитесь на обновления
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.
Пришлите свою статью

Комментарии:

Рекомендуем прочитать
Бесплатный вебинар
Аналитика будущего: все обновления Calltouch
Записаться
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.