19 мая 2019
22 мин на чтение
483

Как правильно делегировать полномочия

Нет времени читать?

Нажимая на кнопку "Отправить", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.


Делегирование позволяет вам наилучшим образом использовать свое время и навыки, а также помогает другим людям в команде расти и развиваться, чтобы полностью раскрыть свой потенциал. Как правильно делегировать? Рассказываем ниже.

как правильно делегировать задачи

Что такое делегирование полномочий

Делегирование полномочий — это передача какой-либо задачи, права или обязанности от руководителя другому сотруднику компании. Как правило, ответственность за выполнение тоже перекладывается на него. На начальном этапе босс выступает в роли наставника, но однажды ученик может превзойти своего учителя. Обычно делегирование происходит по принципу «сверху-вниз». 

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг
Узнать подробнее

Примеры делегирования полномочий 

Например, есть директор магазина одежды. Каждый вечер, после закрытия заведения, он сводит и проверяет кассовые чеки по наличному и безналичному расчету, считает выручку и сдает кассу. В один прекрасный день директор поручает эту задачу своему кассиру, чтобы облегчить себе нагрузку. Он объясняет сотруднику, как это делать, как считать и как печатать отчеты для бухгалтерии. И теперь кассир занимается этим вместо руководителя. Это и есть делегирование полномочий. 

Или еще один пример. Шеф-редактор каждый день пишет по 3-4 новостные заметки, и это отнимает драгоценное время и силы — основательную редактору и составление контент-плана приходится откладывать. Это может привести к ухудшению не только качества текстов, но и эффективности редактора. И вот, в редакции как раз появился новый стажер, которого нужно занять работой. 

Шеф-редактор делегирует ему полномочия — написание новостей. Он инструктирует стажера, приводит примеры того, как писать заголовок и бэкграунд, а дальше отпускает в свободное плавание. Время от времени шеф-редактор проверяет стажера — как он справляется с этим. Спустя несколько дней стажер полностью научился писать новостные заметки, и шеф-редактор уделяет корректуре больше времени. Так, делегирование полномочий встречается повсеместно. 

Делегирование —  это стандартная практика для коммерческих компаний (по линии менеджмента), государственных организаций(чиновники и ведомствах) и властных структур. Бизнес-тренеры и менеджеры единодушны во мнении, что чем лучше у босса получается передавать задачи, тем эффективнее компания управляется. От руководителя ждут не только качественной работы, но и грамотной организации рабочего процесса. 

Однако очень часто руководители не поручают задачи и обязанности, потому что боятся этого. 

Почему люди не делегируют

Чтобы выяснить, как правильно делегировать полномочия, важно понимать, почему люди избегают этого. Проще говоря, люди не делегируют, потому что это требует больших предварительных усилий. Но есть и другие причины, почему руководители избегают этого:

  • Проще делать самому нечто знакомое и понятное, чем объяснять концепцию, распределять роли и задачи, вести контроль. Руководителю кажется, что лучше ему самому справиться с задачей, чем другому сотруднику.  «Уж лучше я, чем кто-нибудь другой», «Я знаю все о специфике выполнения такой задачи, поэтому никто не справится лучше меня», — думают они;
  • Руководителю кажется, что в его отделе или компании просто отсутствуют компетентные сотрудники. Но в 90% случаев это оказывается не так;
  • Руководитель привык делать все по-своему. «Зачем менять что-то, что и так хорошо работает? Если я поручу эту задачу другому сотруднику, то он сделает все по-другому, а это неправильно», — обычно таков ход мыслей босса;
  • Руководитель боится потерять власть и влияние в компании. Боится так «расделегировать» свои обязанности, что он сам останется без работы. К этому добавляется и страх негативной оценки со стороны коллег и самих подчиненных. «Вдруг сотрудник подумает, что я хочу обидеть или оскорбить его таким поручением», — проскакивает в голове руководителя. 
  • Руководитель раньше пытался делегировать полномочия, но прошлый опыт был настолько неудачным, что пропало всякое желание браться за это снова. В таком случае ниже в статье будет приведено правильное и подробное руководство, с помощью которого вы избежите повторения таких казусов. 

Несмотря на эти страхи и причины, делегирование полномочий может приносить хорошие результаты. Весомые причины поручить задачу кому-то другому:

  • Во-первых, если вы продвинутый специалист, есть вероятность, что ваши навыки будут лучше использованы для дальнейшей разработки стратегии продукта. Выполняя операционную работу, текучку, самостоятельно, вы не можете наилучшим образом использовать свое время. Грамотное делегирование полномочий — это гарантия соблюдения дедлайнов;
  • Во-вторых, осмысленно вовлекая других людей в проект, вы развиваете их навыки и способности. Это означает, что в следующий раз, когда появится аналогичный проект, вы можете делегировать задачу с высокой степенью уверенности. Вы будете уверены в том, что она будет выполнена хорошо при гораздо меньшем участии с вашей стороны. Делегирование полномочий мотивирует сотрудников: они чувствуют себя частью команды и улучшают свои навыки — про вас будут говорить как о мудром руководителе. Нередко случается, что подчиненный справляется с рутинной задачей даже лучше, чем его босс;
  • В-третьих, с помощью делегирования полномочий можно проверить профессионализм сотрудника, его компетентность и исполнительность, обнаружить его сильные и слабые стороны;
  • В-четвертых, если руководитель делегирует полномочия, то он разгружает свое рабочее время. Он может уделить время более важным задачам. Есть много незначительных и рутинных обязанностей, с которыми легко справится другой сотрудник. 
  • В-пятых, потраченное время на объяснение стандартов качества и инструктаж со временем окупаются, причем, с лихвой;
  • В-шестых, так формируется своеобразная скамейка запасных. Делегирование полномочий в тестовом режиме позволяет отрабатывать всевозможные сценарии. Благодаря этому компания готова к самым неожиданным  и нестандартным ситуациям. 

Виды полномочий 

Руководители делят полномочия на два вида: линейные и штабные. Пройдемся по каждому из них. Это поможет понять суть делегирования и то, как организовать передачу задач. 

Линейные полномочия

Линейные полномочия — это те полномочия, которые передаются от руководителя к подчиненному сотруднику. Такие обязанности и задачи формируют структуру и иерархию компании: чем ответственнее и сложнее задача, тем выше должность. По итогу получается цепочка команд. 

Штабные полномочия 

Штабные полномочия — это те полномочия, которые не связаны подчинением сотрудников. Другими словами, они выглядят как рекомендации и консультации между разными отделами организации или учреждения. Такие полномочия имеют отличия между собой:

  • Рекомендательные — как правило, это обычная рекомендация одного сотрудника команде другого отдела. Формально отдел не подчиняется ему, однако его совету все-таки стоит следовать;
  • Координационные — это совместные решения и полномочия. Это могут быть совещания, планерки и мозговые штурмы; 
  • Отчетные — это проверка деятельности компании и работы сотрудников. Другими словами, аудит. 

Когда лучше делегировать

Когда лучше делегировать

Делегирование является беспроигрышным вариантом, если все сделано правильно. Однако это не означает, что вы можете делегировать что угодно. Чтобы определить, когда делегирование является актуальным, нужно задать себе пять ключевых вопросов:

  • Есть ли кто-то еще, кто имеет необходимую информацию или опыт для выполнения задачи? Может эту задачу выполнять кто-то другой или важно, чтобы вы делали это самостоятельно?
  • Предоставляет ли задача возможность расти и развивать навыки другому человеку?
  • Будут ли аналогичные задачи возникать в будущем?
  • Есть ли у вас достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу? Оно понадобится для адекватного обучения, ответа на вопросы, проверки и корректировки, если это необходимо.
  • Та ли это задача, которую можно делегировать? Задачи, важные для долгосрочного успеха — например, подбор подходящих людей в команду — действительно требуют вашего внимания.

Если вы можете ответить «да» хотя бы на некоторые из приведенных выше вопросов, тогда вполне стоит делегировать эту работу. На основе этих вопросов можно выбрать и человека, которому выпадет честь делегирования полномочий. 

Другие факторы, которые способствуют «делегируемости» задачи, включают:

  • Сроки выполнения работ по проекту;
  • Наличие времени для выполнения работы;
  • Наличие времени для переделки работы, если она не была выполнена правильно с первого раза;
  • Последствия того, что работа не будет выполнена вовремя;
  • Ваши ожидания или цели от проекта или задачи.

Как правильно делегировать полномочия

Как правильно делегировать

Используйте следующие принципы для успешного делегирования:

  • Четко сформулируйте желаемый результат;
  • Четко определите ограничения;

Где границы ответственности и подотчетности? Должен ли человек ждать указаний или проявлять инициативу? В какой форме ему предстоит отчитываться? Ознакомьте сотрудника со стандартами качества. По возможности, составьте ему чек-лист, на который он будет опираться при тестировании или проверке своих результатов. Согласуйте формат общения так, как вам это будет удобно. 

  • По возможности, включайте людей в процесс делегирования.

Предоставьте им право решать, какие задачи им следует делегировать и когда.

  • Сопоставьте объем ответственности с объёмом полномочий.

Поймите, что вы можете делегировать частичную ответственность, однако вы не можете делегировать полную ответственность. Тут важно найти баланс, иначе сотрудник рискует не справиться с возложенными на него полномочиями. Делегируйте на самый низовой организационный уровень.

Лучше всего подходят для выполнения задачи, которые обладают самым глубоким знанием деталей повседневной работы. Это также повышает эффективность работы и помогает развивать людей.

  • Обеспечьте адекватную поддержку и будьте готовы ответить на вопросы.

Обеспечьте успех проекта посредством постоянного общения и мониторинга, предоставьте ресурсы и доверие. Обязательно дайте знать, что в случае чего вы готовы помочь. 

  • Сосредоточьте внимание на результатах.

Заботьтесь о том, что достигнуто, а не о том, как следует выполнять работу. Ваш подход к работе не обязательно является единственно верным. Позвольте подопечным контролировать процессы — не бойтесь предоставить ему свободу действий в этом плане. Это способствует взаимному доверию.

  • Избегайте обратного делегирования.

Если есть проблема, не позволяйте человеку переложить ответственность за задачу обратно на вас. Как говорится, договоритесь об этом сразу на берегу. Это его работа, и ему следует ответственно подходить к рабочей задаче. 

  • Мотивируйте сотрудника.

Обсудите, как успех проекта повлияет на финансовое вознаграждение, будущие возможности, неформальное признание и другие позитивные следствия. Важно, чтобы у сотрудника появилось желание взяться за обязанность, которую вы пытаетесь делегировать. 

  • Установите  и поддерживайте контроль.

Обсудите сроки, когда приняли решение делегировать полномочия. Согласуйте график контрольных точек, на которых вы будете проверять ход выполнения проекта. Вносите коррективы по мере необходимости. Потратьте время, чтобы проверить все полученные результаты. Например, после обеда — предварительная оценка, а вечером — составление планов на завтра. 

  • Отвечайте на вопросы, даже на самые глупые

Дайте возможность человеку высказаться, задать вопросы. Если ответы очевидны, то ни в коем случае не злитесь — некоторые нюансы могут для вас прописными истинами, но не для сотрудника. Это работает и в обратную сторону — поинтересуйтесь у него, как он планирует справиться с возложенной на него обязанностью. 

При тщательном соблюдении этих ключевых моментов до и во время процесса делегирования вы обнаружите, что данный процесс приносит больше успешных результатов.

Что имеет смысл делегировать 

После инструкции по делегированию полномочии появляется логичный вопрос — а что, собственно точно можно доверить сотруднику? Безусловно, каждый руководитель самостоятельно решает для себя, что стоит поручить подчиненному, а что нет. Однако в том случае, если вы не имеете представления о том, что делегировать, то обратитесь за помощью к этой подсказке:

  • Рутинная работа — составление отчетов, проверка показателей и так далее. Это может быть именно то, что не требует особых навыков, но подразумевает внимательность и усидчивость;
  • Узкоспециализированная деятельность — подойдет для тех подчиненных, которые являются экспертами в определенной области. Например, SMM, IT, бухгалтерия и так далее;
  • Разовые и частные вопросы/задачи — это то, что не влияет на развитие организации, но любой сотрудник с этим справится;
  • Подготовительно-исследовательская работа — сюда входит сбор аналитический и статистической информации по конкурентам, изучение исследований и другая подготовительная работа. 

Какие полномочия не стоит делегировать

Чтобы не потерять контроль над функционированием компании, руководителям рекомендуется не передавать следующие полномочия, а именно:

  • Полномочия, связанные со стратегическим планированием организации: например, составление целей и нормативов, корректировка ценовой политики компании, график плановых работ и другие задачи, с которыми может справиться только руководство; 
  • Полномочия по процессам, у которых высокий риск или большая ответственность: например, ведение переговоров с другими компаниями, выбор новой торговой точки или если речь идет про особо деликатные темы; 
  • HR-полномочия: увольнения и прием сотрудников на работу, этим занимается руководитель или отдельная команда специалистов;
  • Полномочия по контролю деятельности организации и отделов: руководитель в силу своей должности и опыта более объективен, и поэтому не стоит это доверять подчиненному. Дело исключительно в том, что он может быть необъективен или руководствоваться личными интересами;
  • Делегировать полномочия по вопросам премий и поощрений: этим занимается руководитель, в противном случае, он лишает себя статусности; 
  • Делегировать исключительные полномочия: это могут быть секретные полномочия, особенно если это касается информации, доступ к которой есть у ограниченного круга лиц.

Частые ошибки делегирования 

Что еще нужно избегать при делегировании полномочий? Нередко руководители допускают ошибки, которые вредят общему рабочему процессу.

Делегировать полномочия в обход других руководителей 

Если передать полномочие сотруднику из другого отдела, то это может негативно сказаться на эффективности компании. Сначала согласуйте работу с их начальниками. Не стоит перекладывать задачу человеку, который не является вашим прямым подчиненным. Или спускать вниз проект, который поручили вам. 

Делегирование непосильных задач

В таком случае высок риск провала или работа будет выполнена некачественно. Всегда нужно адекватно оценивать возможности сотрудника, включая его текущую нагрузку. В противном случае человек может подумать, что его стремятся уволить, а повод все не находится. Это ошибка может случиться и тогда, когда передача происходит в последний момент, а сроки поджимают. Спешка немногим идет на пользу. 

Делегирование без сроков выполнения задач

Не забывайте обозначать сроки. По умолчанию руководитель ждет, что подчиненный отложит все дела и тут же приступит к выполнению работы, однако не всегда так происходит. Конечно, сотрудник помнит про ваше поручение, но отсутствие дедлайна вводит его в состояние ступора. Как говорится, не надо так. 

Делегирование полномочий неподходящим сотрудникам

К сожалению, так случается, что из-за неразберихи и спешки задача попадает не в те руки. Например, человеку, у которого совсем нет опыта в каком-то конкретном вопросе. С другой стороны, это может быть проверка на профессиональную пригодность, но таким образом руководитель ставит сотрудника в очень непростое положение. Если и доверять подчиненному нечто подобное, то с подробным и должным инструктажем, сопровождать это мотивацией и поддержкой. 

Делегирование без инструктажа и информации

Найдите в себе, как руководителе, время и силы на мини-обучение сотрудника. Если вы справляетесь с задачей легко и быстро, то это не значит, что подчиненный будет работать в таком же стремительном темпе. Познакомьте его с первоисточниками, откуда вы черпаете идеи и информацию для работы — для него это будет крайне полезно. Иначе по итогам рабочего может оказаться, что сотрудник принесет вам совсем не то, что ожидали. Поэтому озвучивайте ожидания, свои критерии качества и мысли. 

caltouch-platform

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц
  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
Оцените
Поделитесь с друзьями
Подпишитесь на обновления
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.
У вас есть интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Рекомендуем прочитать
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
Онлайн-интенсив
Для тех, кто развивает бизнес в сфере обустройства дачных участков и загородных домов. 1 день - 10 спикеров.
Записаться
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.