Лучшие сервисы для корпоративной почты

20 января 2021

16 мин на чтение

29314

бизнес

Николай Большаков

Автор блога Calltouch

Содержание

Нет времени читать?

Сервис для корпоративной почты – необходимая часть коммуникации в бизнес-процессе. Он помогает организовать деятельность сотрудников и проследить за выполнением рабочих обязанностей. Компании не отсылают письма с общего или личного электронного ящика, а используют корпоративный домен. Специальные сервисы предоставляют готовые варианты корпоративных адресов, помогая в короткие сроки организовать коммуникацию. Процесс настройки таких ящиков крайне прост: благодаря встроенным алгоритмам многие параметры настраиваются автоматически.

Calltouch

Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов

Платформа омниканального маркетинга

Подробнее

Что такое корпоративная электронная почта

Корпоративная почта – это обычная электронная почта, предназначенная для организованной работы компании. Она отличается от личных почтовых ящиков персональным адресом, который выглядит как @companyname.com. Обычная почта имеет формат @gmail.com или @yandex.ru, который мало что говорит об отправителе.

Почему важно правильно выбрать почтовый сервис для компании

Корпоративная почта задает тон коммуникации между сотрудниками и клиентами компании, а также становится важным элементом функционирования бизнеса. Правильно подобранный сервис выполняет следующие функции:

обеспечивает бренду узнаваемость – одного взгляда на письмо хватит, чтобы понять, откуда пришло сообщение и какую компанию оно представляет;
разделяет рабочие и личные переписки;
формирует единый стиль коммуникации за счет шаблонов;
выстраивает систему контактов, внутреннюю статистику;
снижает вероятность попадания писем в спам из-за частых рассылок;
контролирует число обработанных сотрудниками писем.

Сколько стоит корпоративная почта

Некоторые сервисы предоставляют базовый функционал бесплатно при подключении домена. Дополнительные возможности можно получить за доплату, минимальная цена которой от 153 ₽. Во многих системах доплачивать нужно за количество пользователей, подключенных к корпоративной почте. В этом случае минимальная доплата составляет 1 $.

Бизнес

На что смотреть при выборе сервиса

При выборе почтовой системы нужно обращать внимание на следующие факторы:

Удобный интерфейс и функционал. Сервис должен иметь приятный дизайн с понятным управлением и делением на разделы. Желательно, чтобы его возможности удовлетворяли потребности пользователя.
Доступный объем почтового ящика.
Максимальный размер писем. Этот фактор стоит учитывать компаниям, которые отправляют письма с большим количеством вложений внутри.
Защищенность почты. Почтовые сервисы организуют систему безопасности по собственным стандартам. Важно, чтобы они позволяли открывать или ограничивать доступ к определенным ресурсам компании по домену.

Лучшие сервисы корпоративной почты

В сети встречается множество платформ для регистрации электронного адреса. Исходя из представленных критериев, мы выделили список лучших платформ для создания корпоративной почты.

Google Workspace

Google Workspace – это инструмент для ведения бизнеса от компании Google. Раньше сервис назывался G Suite. Обновленная версия пакета приложений подходит любым предприятиям, которые занимаются продажами в разных сферах. Платформа использует корпоративный домен во всех приложениях Google.

Минимальная цена подписки на январь 2021 года составляет 5,40 $ за одного пользователя в месяц. В сервисе можно проводить видеоконференции от 100 участников и использовать хранилище объемом от 30 ГБ. Приобретая более дорогие тарифы, пользователь получает расширенные функции. Google Workspace поддерживает русскоязычный интерфейс.

Яндекс.Почта для бизнеса

Яндекс.Почта – популярный в странах СНГ сервис для корпоративной почты. Этот вариант подходит тем собственникам бизнеса, кто не хочет долго настраивать почтовый ящик. Работа на платформе не требует особых технических познаний, поэтому создание почты занимает несколько минут. Интерфейс Яндекс.Почты достаточно простой, в нем нет лишних разделов, которые отвлекают внимание и замедляют работу платформы.

Сервис бесплатный, однако можно оформить подписку, чтобы работать без рекламы и иметь приоритет в очереди техподдержки. Цена на расширенный функционал в январе 2021 года начинается от 153 ₽ за одного пользователя, при этом даже в бесплатной версии предусмотрены функции антивируса и антиспама.

Платформа предоставляет 100 ГБ дополнительного пространства на Яндекс.Диске, доступ к календарю и приложению «Дела» для организации задач и списков дел прямо в почтовом ящике. Также пользователи получают доступ к адресной книге с контактами коллег для более быстрой и эффективной коммуникации.

Mail.ru для бизнеса

Здесь можно создать корпоративную почту в базовой или расширенной версии. В первом случае функции сервиса бесплатны, но придется просматривать рекламу. Во втором случае подписка дает обширный функционал без рекламных объявлений. Стоимость подобной услуги в январе 2021 года составляет от 3990 ₽ в месяц. В обеих версиях после создания почты все деловые переписки защищаются «Антивирусом Касперского».

Владельцу корпоративной почты доступен безлимитный объем почтового ящика и адресная книга, куда автоматически попадают контакты сотрудников и важная информация – имя, должность, отдел, фотография. Платформа организует коммуникацию даже в компаниях с большим числом отделов и разветвленной сетью филиалов. Все контакты структурируются в адресной книге.

Платная версия дает доступ к дополнительным утилитам: календарю, мессенджеру для корпоративного общения, облачному хранилищу. Также разработчики гарантируют возврат части средств при появлении технических проблем.

Microsoft Exchange Online

Интерфейс Exchange Online выглядит необычно для пользователей, привыкших к стандартным почтовым ящикам.Эта корпоративная почта включает Outlook, способный организовать работу крупной компаний с большим числом подразделений и сотрудников. Сервис работает по платной подписке, стоимость которой начинается от 250 ₽ в месяц за пользователя. Сотрудникам предоставляется почтовый ящик объемом от 50 ГБ.

Exchange дает совместный доступ для работы над документами, сортирует почту и отмечает наиболее приоритетные входящие сообщения. Кроме того, он синхронизирует сообщения, календари и контакты на всех устройствах и организует удобный центр администрирования. Здесь можно настраивать интерфейс почты под себя, удалять и восстанавливать учетные записи, создавать шаблоны писем.

Zoho Mail

Почтовый хостинг помогает сотрудникам компании организовать совместную работу над проектами. Он сочетает в себе функции календаря, заметок, списка контактов. Zoho Mail подойдет как малому бизнесу, так и крупным компаниям. Бесплатный план использования рассчитан на команду из пяти пользователей. Далее нужно доплачивать от 1 $ ежемесячно за каждого нового участника.

Доступный объем почтового ящика начинается от 5 ГБ. Интерфейс включает в себя календарь, диспетчер задач, контакты, заметки. Администратор может управлять почтовыми ящиками, ограничивая или расширяя доступ определенным сотрудникам.

ProtonMail

ProtonMail считается одним из самых доступных и одновременно защищенных вариантов организации корпоративной переписки. Серверы владельца располагаются в Швейцарии, а сама компания Proton Technologies AG трепетно заботится о конфиденциальности данных пользователей. Сервис подходит для всех, кому важно сохранить тайну переписки и скрыть входящие и отправленные письма от возможного взлома. Корреспонденция шифруется еще до отправки на почтовый сервер, а нетипичный способ внутреннего шифрования скрывает содержимое писем от посторонних глаз.

ProtonMail предоставляет 5 ГБ почтового хранилища, но при необходимости можно доплатить и увеличить его объем. Есть базовая учетная запись с ограниченными функциями, а также ее более функциональный вариант по подписке. Минимальная стоимость последней начинается от 4 € за пользователя (актуально на январь 2021 года). Почтовая служба работает через браузер или официальное приложение, поддерживает русскоязычный интерфейс. В России она заблокирована, доступ возможен только через VPN.

Как создать корпоративную почту

Когда сервис, который отвечает пользовательским потребностям и имеет нужный функционал, выбран, почту нужно зарегистрировать и настроить. Для этого проходят несколько основных этапов.

Подтверждение домена

В первую очередь нужно подтвердить, что указанный домен действительно принадлежит компании. Сделать это можно несколькими способами.

Подтверждение домена через DNS-проверку:

Заходим в панель управления DNS.
В поле «Имя» указываем параметр @, в поле «Тип» – TXT, в «Значении» – данные из панели управления DNS.
Подтверждаем изменения в самом почтовом ящике.

Подтверждение домена через HTML-файл:

Создаем HTML-файл сайта и переходим в раздел «Менеджер файлов».
Открываем папку сайта.
Нажимаем «Закачать» и выбираем соответствующий HTML-файл.
Далее подтверждаем изменения в почтовом ящике.

Подтверждение домена через метатег:

Копируем значение строки <meta name> из кода сайта.
Открываем панель управления хостинга и переходим в документ index.html.
Перед тегом </head> вставляем скопированный текст.
Далее подтверждаем изменения в почтовом ящике.

Подтверждение домена через перенос DNS:

Копируем значения первичного и вторичного DNS-сервера.
Переходим в раздел «Мои домены», отмечаем нужный сервер и нажимаем «Изменить DNS».
В появившемся окошке вставляем скопированные данные в поля NS1 и NS2.
Подтверждаем изменения.

Добавление MX-записи

MX-записи обозначают серверы, предназначенные для обработки почты. При их указании нужно убедиться в отсутствии ранее сделанных записей, иначе возникнет ошибка. Чтобы добавить MX-запись:

Создаем новую запись на панели DNS.
В поле «Имя» пишем @, в поле «Тип» – MX, указываем домен почтового сервера и устанавливаем приоритет на 10.
После возвращаемся в почту, открываем раздел «Состояние сервера» и «Проверить сейчас».

Добавление SPF-записи

SPF координирует серверы, у которых есть доступ к отправке корреспонденции с использованием доменного имени компании. Эта мера помогает предотвратить попадание писем в спам, что часто случается с личными почтовыми ящиками, злоупотребляющими рассылками. Чтобы добавить SPF-запись:

Открываем DNS-панель.
В текстовом документе v=spf1 ищем строку со значением all и добавляем перед ней текст: spf.домен_почтового_ящика.
Сохраняем изменения.

Бизнес

Добавление DKIM-подписи

DKIM сообщает серверам, на которых зарегистрированы почтовые ящики адресатов, что входящее сообщение отправлено от имени реального человека. Этот способ помогает письмам достичь целевой аудитории и не попасть в спам. Чтобы добавить DKIM-подпись:

Копируем текст из поля «Данные».
Создаем запись в DNS-панели. Задаем имя: домен_почтового_ящика._domainkey; тип записи – TXT, а вместо значения вставляем скопированный текст.
Возвращаемся в почту и жмем «Проверить записи».

Добавление пользователей

В качестве заключительного этапа необходимо создать почтовые ящики сотрудников с доступом к корпоративной почте. Для этого нужно перейти в раздел «Пользователи», нажать «Добавить» и ввести соответствующие данные.

Заключение

Корпоративная почта помогает организовать бизнес-процессы, поддерживает коммуникацию между сотрудниками и клиентами. Для создания фирменного почтового ящика используют специальные сервисы, которые предлагают разные условия использования, возможности и цену. Перед выбором платформы нужно определить цель создания корпоративной почты, чтобы в дальнейшем правильно подключить и настроить необходимые опции.

Эффективный маркетинг с Calltouch