Calltouch Лидс
Звоните, отправляйте SMS, показывайте рекламу посетителям сайта, даже если у вас нет их контактов
3 декабря 2021
Темы | Бизнес
Нет времени читать?
Отправить статью на почту

Персональные данные: подробное руководство и шаблоны документов

19 января 2022
17 мин на чтение
2123
author__photo

Нет времени читать?
Отправить статью на почту

В случае утечки персональных данных репутация и деятельность компании могут сильно пострадать, поэтому ответственный предприниматель всячески их оберегает с самого начала работы. Обращение с конфиденциальной информацией регламентирует законодательство. 

Рассказываем, что такое обработка персональных данных, как собирать информацию без риска наложения санкций надзорными органами, и какую ответственность влечет нарушение правил.

Что такое персональные данные

Персональные данные (ПД) – уникальная информация, которая позволяет идентифицировать личность каждого клиента. К ним относятся:

  • фамилия, имя, отчество;
  • страна, город;
  • дата рождения;
  • фотографическое и/или видеоизображение человека;
  • адрес проживания;
  • телефонный номер;
  • электронный адрес;
  • сведения об образовании, трудовом стаже, текущей занятости и доходах;
  • информация о семейном положении, составе семьи (включая подробные сведения о ее членах);
  • национальная (расовая) принадлежность;
  • информация о религиозных, политических и других убеждениях гражданина;
  • данные о состоянии здоровья;
  • документальная информация (серия и номер общегражданского и заграничного паспортов, отметки о пересечении государственной границы, СНИЛС);
  • любые сведения, способствующие идентификации пользователей интернет-ресурсов.

Согласно №152-ФЗ «О персональных данных», под персональными сведениями подразумевают информацию, привязанную к фамилии, имени, отчеству (а также адресу, телефонному номеру) частного лица. Обезличенные данные – без подобной привязки – не относят к персональным.

Типы ПД

Личностные сведения классифицируют по содержанию, уровню секретности, методам обработки. Выделяют четыре основные категории такой информации – общую, специальную, биометрическую, иную.

Общие ПД

Это базовые сведения о гражданах (субъектах персональных данных), большая часть которых отражена в паспорте. Их используют при устройстве на работу, прохождении учебы, армейской службы и вносят в соответствующие документы – военный билет, диплом об образовании, трудовую книжку, личную карточку сотрудника.

Для получения и использования ПД общего характера не требуется письменное разрешение частного лица – достаточно «галочки» в графе обычной или онлайн-анкеты. Общедоступными личные сведения делает именно такая форма согласия.

Специальные ПД

Специальные данные включают закрытую информацию о частном лице:

  • национальность;
  • политические убеждения;
  • вероисповедание;
  • состояние здоровья;
  • сексуальные предпочтения.

Распространение таких сведений может нанести человеку существенный ущерб, поэтому большинство из них обрабатывают лишь с его письменного разрешения. Еще жестче ограничения на использование информации о судимости – обработку ПД в этом случае осуществляют на основании закона (вне зависимости от согласия гражданина).

Биометрические ПД

Биометрическая информация включает биологические характеристики человека:

  • внешний облик – рост, вес, цвет глаз, волос;
  • голос;
  • отпечатки пальцев (дактилоскопические данные);
  • ДНК-анализ биологического материала (потожировых следов, слюны);
  • группу и резус-фактор крови.

Простейшие методы сбора такой информации – фото-, аудио- и видеозапись. 

Биометрические ПД хранят с целью идентификации. Например, в банке сотрудник фотографирует клиента для возможности распознавания системой безопасности, например, в случае утери карты.

Для определения биологических характеристик применяют лабораторные исследования биоматериалов.

Речевая аналитика Calltouch – система распознавания речи. С ее помощью вы узнаете пол, тип обращения клиента и получите текстовую расшифровку. Это значимая часть исследования целевой аудитории и определения качества работы сотрудников клиентского сервиса – вы поймете, какие звонки приводят к продажам. В процессе вы можете корректировать скрипты продаж и рекламную стратегию и в результате – увеличить приток покупателей.

caltouch-platform
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
  • Автотегирование звонков
  • Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
platform

Иные ПД

К иным относят ПД, не попадающие в другие категории. Это дополнительные черты информационного портрета человека: социальный статус, трудовой стаж, размер заработной платы, отпускные периоды. Большая часть подобных сведений может меняться.

Оператор и субъект персональных данных – кто есть кто

Субъект персональных данных – конкретный человек, личность которого указанная информация помогает идентифицировать. 

Оператор – лицо, занимающееся обработкой ПД. Им могут быть:

  • организация – государственная, общественная, коммерческая;
  • частный предприниматель;
  • физическое лицо – например, владелец сайта, использующий ПД посетителей ресурса для оценки активности, рассылки, анализа половозрастной структуры пользователей и просто хранящий эти сведения.

Отсутствие такой организации или частного лица в соответствующем реестре Роскомнадзора, которое дает им право осуществлять обработку ПД, не освобождает от административной и уголовной ответственности.

Защитите компанию от сомнительных обращений. Недобросовестные подрядчики могут накручивать звонки и вводить вас в заблуждение. Чтобы контролировать лидогенерацию, подключите Антифрод от Calltouch. Он отсечет спам, нецелевые обращения и предоставит данные об активности клиентов. Так вы оптимизируете расходы на рекламу и оставите только прибыльные площадки, которые обеспечивают целевой трафик.

caltouch-platform
Антифрод
Автоматически выявляет некачественные звонки, которые не приводят к продажам, а просто расходуют бюджет.
  • Выявляет и тегирует сомнительные звонки от недобросовестных рекламных подрядчиков или спам
  • Позволяет учитывать в отчетах только качественные обращения
  • Упрощает контроль подрядчиков
Узнать подробнее
platform

Как получить согласие на обработку персональных данных

Обработка ПД – любые действия с личной информацией о человеке:

  • получение (сбор персональных данных);
  • структуризация;
  • хранение на любых носителях (в электронных и бумажных архивах);
  • анализ;
  • использование в коммерческой, социальной, государственной деятельности;
  • передача другим владельцам или предоставление доступа к базе;
  • обезличивание – устранение очевидной связи между человеком и его ПД;
  • блокировка – временная остановка работы с информацией по запросу граждан или регулятора;
  •  удаление и обновление;
  • ликвидация без возможности восстановления.

Обработка персональных данных проводится только с разрешения их владельца. Чтобы получить согласие субъекта и соблюсти закон, нужно:

  1. Уведомить Роскомнадзор о своих планах начать обработку персональных данных (за исключением ряда случаев, о которых мы расскажем ниже).
  2.  Составить текст соглашения и разместить его в общем доступе на сайте или бумажном бланке, снабдив чекбоксом для отметки о разрешении клиента на обработку ПД.
  3. Предупредить посетителей интернет-ресурса о сборе cookie и иных метаданных (местоположения, IP-адреса) для его полноценной работы. Предупреждение обычно оформляют в виде всплывающего окна с предложением согласиться на обработку или покинуть сайт.
  4. Разместить на сайте ссылку на документ, отражающий политику конфиденциальности компании или правила работы с ПД.

Устное разрешение на обработку персональных данных не допускается. Нельзя получить его и по умолчанию. Например, то, что клиент совершил покупку на сайте, не говорит о его согласии на обработку ПД.

Для сбора биометрической информации предусматривают техническую возможность письменного разрешения – чекбокс в этом случае не подойдет.

Когда согласие не нужно

В разрешении на обработку ПД нет необходимости, если их субъект:

  1. Является участником договора.
  2. Подвергается судебному разбирательству.
  3. Не может физически предоставить согласие в экстренных ситуациях (например, находится без сознания).

Также не нужно получать согласие на обработку информации, которая не попадает в перечень исключений или не относится к ПД, например:

  • сведения, собранные для личных нужд человека – списки телефонных и почтовых контактов, визитные карточки, профили друзей в соцсетях;
  • фото или видео с общественных мероприятий или полученные на платной основе;
  • ИНН без привязки к другой информации;
  • государственные номера транспортных средств.
  • данные для проведения научных исследований, творческой деятельности, не нарушающие прав и интересов граждан;
  • информация, предназначенная для передачи только внутри компании (группы компаний)

Закон не дает исчерпывающего определения ПД, поэтому при сборе любой информации о клиенте лучше заручиться его согласием. Это поможет избежать взысканий.

Обязательства оператора по защите персональных данных

Оператор персональных данных обязан:

  • не раскрывать информацию третьим лицам, не распространять ее без согласия субъекта персональных данных, не допускать утечки;
  • изменять или удалять сведения по требованию субъекта персональных данных;
  • размещать и хранить архив с информацией на российских серверах.

Для защиты ПД применяют организационные меры и технические средства – противовирусное программное обеспечение, программно-аппаратные комплексы межсетевого экранирования, разграничение прав доступа. Чтобы понять, где и как хранить ПД, обратитесь в Минкомсвязи или Роскомнадзор. Оптимальное готовое решение может предложить и хостинг-провайдер.

При низком уровне защиты личная информация граждан может попасть в руки преступников – воров, мошенников, шантажистов. Оператор за халатное отношение к своим обязанностям будет отвечать перед законом.

Уведомление в Роскомнадзор

Чтобы уведомить Роскомнадзор о намерении вести деятельность по обработке персональных данных, заполните электронную форму на сайте ведомства или портале «Госуслуги». Заполненный и распечатанный документ можно отправить в бумажном виде – почтой по адресу местного отделения Роскомнадзора. Сведения об организации или частном лице будут добавлены в реестр в течение месяца.

Отправлять уведомление в регулирующий орган не обязательно, если обработка ПД применяется в следующих случаях:

  • оформление разового пропуска на территорию предприятия;
  • исполнение предписаний трудового законодательства при условии только внутреннего использования информации (без передачи в иные организации, например, банки);
  • заключение договоров с сотрудниками и клиентами без передачи информации третьим лицам;
  • работа с информацией только на бумажных носителях;
  • использование ПД участников в рамках одной общественной или религиозной организации.

Перед подачей уведомления нужно оповестить персонал, оснастить помещение и вычислительную технику средствами защиты информации, подготовить необходимую документацию.

Обязательные документы

В список необходимых документов входят:

  1. Политика конфиденциальности – документ, регламентирующий работу со всей информацией, требующей защиты (деловой перепиской, договорами, внутренней документацией).
  2. Правила работы с персональными данными – частный случай политики конфиденциальности, касающийся только ПД. Нередко первый и второй документы объединяют в один, это не противоречит закону.
  3. Согласие на обработку персональных данных – форма для заполнения клиентом. Она содержит наименования (ФИО) и адреса оператора (или лица, действующего по его поручению) и субъекта ПД. Также в ней представлен перечень персональных данных и методов их обработки, на которые клиент дает согласие. Обязательно указывают цель сбора информации, срок действия согласия, способы его отзыва.
  4. Обязательство о неразглашении ПД – документ, подписанный всеми сотрудниками, имеющими доступ к конфиденциальной информации о клиентах.
  5. Приказ о назначении ответственного за работу с ПД – внутренний документ, который часто требуют представители Роскомнадзора при проверках. Ответственным чаще всего назначают специалиста из отдела IT или службы безопасности.

Документы разрабатывают индивидуально, с участием юрисконсульта. Шаблон формы согласия клиента и рекомендации по составлению Правил доступны на сайте Роскомнадзора. За отсутствие обязательной документации при проверке, контролирующие органы (Роскомнадзор, ФСТЭК, ФСБ России) могут взыскать штраф.

Чем грозит нарушение закона

Нарушение правил использования персональных данных для физических лиц и владельцев бизнеса влечет следующие виды ответственности:

  1.  Административная – статья 13.11 КоАП РФ «Нарушение законодательства в области ПД».
  2.  Уголовная – статьи 137, 140, 272 УК РФ.
  3. Гражданско-правовая – статьи 15, 151 ГК РФ.
  4. Дисциплинарная – статьи 90, 81 ТК РФ.

В зависимости от обстоятельств нарушения и тяжести последствий, законодательство предусматривает следующие санкции:

  • предупреждение;
  • штрафы до 300 тысяч рублей (по административным статьям – до 75 тысяч рублей);
  • арест на срок до шести месяцев;
  • исправительные работы – до одного года;
  • принудительные работы – до пяти лет;
  • лишение свободы – до пяти лет.

Дополнительно суд обязывает правонарушителя возместить пострадавшей стороне материальные убытки и компенсировать моральный вред. В качестве дисциплинарных мер по месту работы применяют замечание, выговор или увольнение.

Коротко о главном

  • Персональные данные – конфиденциальная информация, которая идентифицирует конкретного человека (субъекта ПД). 
  • Оператор персональных данных – юридическое или физическое лицо, которое осуществляет их сбор, обработку и хранение. Он обязан обеспечить надежную защиту информации. 
  • Правила обработки ПД регламентируются законодательством (ГК, ТК, УК, КоАП). Нарушения влекут правовую ответственность – вплоть до уголовного преследования.
Нет времени читать?
Отправить статью на почту
Оцените
Поделитесь с друзьями
Что нового в интернет-маркетинге?
Главное в ежемесячной рассылке
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.
Вставить формулу как
Блок
Строка
Дополнительные настройки
Цвет формулы
Цвет текста
#333333
Используйте LaTeX для набора формулы
Предпросмотр
\({}\)
Формула не набрана
Вставить