13 августа 2020
20 мин на чтение
4413

Почему письма попадают в спам и как это исправить

Нет времени читать?
Отправить статью на почту

Продвижение через электронные письма это один из конверсионных и доступных типов маркетинга. Однако эффективность работы стремится к нулю, если письма попадают в спам. Из статьи вы узнаете, почему так происходит и как этого избежать.

Gmail раздел спам

Признаки

Во всех почтовых сервисах (Outlook, Mail, Яндекс, Gmail) есть отдельная папка для спама. У отправителя есть несколько способов узнать, к какой категории служба отнесла его письмо:

  1. Зарегистрировать пустые ящики во всех используемых почтовых сервисах. Затем добавить адреса в получатели собственной рассылки. Если письма блокируются хоть одним ящиком, нужно разобраться в причинах. Если рассылка не дошла до ваших адресов, то могла не прийти и к подписчику.
  2. Воспользоваться услугами дополнительных сервисов. Например, Постмастер, Mail Monitor и другие, позволяющие просматривать статистику отправлений: сколько сообщений, какие из них прочитаны, какие отсортированы в спам.
  3. Посмотреть статистику по доменам. После оформления рассылки нужно отследить показатели в отчете используемого mailсервиса, если такой подключен к сайту. Когда статистика хотя бы по одному из доменов падает, стоит задуматься.
Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг
Узнать подробнее

Почему письма попадают в спам

Попадание писем в спам зависит от ряда факторов. Опытному администратору хватит 510 минут, чтобы исправить параметры домена. Тогда шанс, что рассылка дойдет до папки «Входящие», увеличится в несколько раз.

Перед началом работы, нужно определиться с терминами:

  • Домен это адрес сайта, отображаемый в поисковой строке браузера. Он состоит из названия и зоны (сайт.рф: сайт имя, рф страна, в зоне которой он зарегистрирован).
  • DNS-записи это информация о названии и входных данных в регистре доменов. Их используют, чтобы соединить серверы и не позволить мошенниками действовать от чужого имени.

Параметры проверки

Почтовые службы стараются улучшить сервис, сделав его удобным для клиента: сократить поток бесполезных сообщений, отфильтровать рассылки, которые не интересны владельцу электронного ящика. Спам это папка для чистки, без которой адрес был бы переполнен мусором.

Фильтр не всегда правильно рассчитывает, какие письма являются спамом. Если компания под ограничениями, то нужно проверить следующие параметры.

Настройки DKIM

DKIM это индивидуальная цифровая подпись. Она находится в заголовке сообщения для подтверждения держателя домена, от которого исходит рассылка. Если администратор использует специальные сервисы для продвижения, настройки подписи подбираются автоматически. Рассылка идет с DKIM-платформы, а не с сайта.

Настройка DKIM Если письма отправляются без использования дополнительных сервисов, администратор должен самостоятельно сгенерировать ключ подписи. Для работы можно воспользоваться DKIM Core. В подборе настроек подписи пользователю поможет OpenDKIM.

Для проверки параметров DKIM можно использовать сервис DKIMValidator или MailTester. Нужно отправить письмо на предоставленный адрес и запустить анализ. Через несколько минут на экране отобразится информация о рассылке.

Цифровой ключ DKIM это важное условие при работе с любой почтой. Без него вероятность попадания письма в спам повышается в несколько раз.

Параметры SPF

SPF это разновидность DNS-записи. В ней хранится перечень IP-адресов, с которых системе разрешено отправлять письма, используя домен.

Настройка SPF нужна, чтобы почтовая служба понимала: рассылка оформлена владельцем компании (держателем домена), а не кем-то посторонним. Запись была введена из-за мошенников, которые раньше отправляли письма с чужих сайтов и похищали личные данные пользователя.

Для настройки SPF нужно определить, с каких адресов будет производиться рассылка. Если письма отправлять через сервисы продвижения, то для работы они предоставляют собственную запись.

Если вести рассылку с IP владельца домена, то ему нужно создать SPF-файл, следуя правилам протокола. Дальше нужно пропустить запись через редактор (в формате .txt) и прописать в ней SPF. Через 6-12 часов настройки будут обновлены и станут доступны для сторонних DNS-серверов.

Для проверки параметров DNS можно использовать сервисы:

  • MXtoolbox;
  • DKIMValidator;
  • MailTester;
  • DNSWatch.

DNS Watch

Без настроенной записи SPF больше вероятность, что письмо будет отправлено в спам. Если параметры выставлены правильно, но рассылка ведется с IP, не указанного в регистре, то отправление может не дойти до подписчика.

Настройки DMARC

DMARC это метод защиты подписчиков сайта от мошеннических рассылок с использованием адреса организации. Когда человек переходит в сообщение, в нем оказывается файл, который нужно скачать для доступа к информации. Это вирус, способный украсть данные с ПК (логины, реквизиты карт, номера и др.).

DMARC сверяет, есть ли у письма SPF-запись и цифровая подпись (DKIM). По стандарту администратору раз в 24 часа будет приходить отчет.

Если верификация не будет пройдена, на почту владельцу домена придет уведомление об этом. Письмо будет приходить после каждой проверки. Для аналитики DMARC стоит использовать сторонний почтовой ящик, чтобы не захламлять основной.

Настройки DMARC

Детальные настройки и алгоритм пользования можно изучить на сайте dmarc.org. Применение DMARC это не обязательное условие. Однако риск сортировки писем в спам снижается в разы.

Репутация домена и IP

Идентификаторы могут быть занесены в черный список. Для проверки используется сервис Mxtoolbox. Пользователь должен ввести в строку домен и IP, с которых ведется рассылка. На экране отобразится список блокировок. Напротив каждого пункта выводится информация: отнесен ресурс к нежелательным или нет. Зеленая галочка и «ОК» означают, что проверяемые адреса не находятся в списке блокировок.

К нежелательным ресурсам относят мошенников и спам-отправителей. Однако в блокировку могут попасть и хорошие сайты. Это происходит после резкой смены объема писем, использования новых платформ продвижения, большого количества жалоб подписчиков. Иногда адреса заносят в блокировку по ошибке. После зачисления хоть в один из списков уровень доверия падает (практически все почтовые службы просматривают историю).

Сервис Mxtoolbox

Самые опасные списки это BARRACUDA и Spamhaus. Если ящик отнесен к любому из них, то письма в течение определенного времени не будут отсылаться совсем.

Репутация отправителя

В маркетинге есть такой термин как репутация отправителя. Это выписка его действий, по которой сервисы формируют кредит доверия. От показателя зависит, как почтовая служба отреагирует на получение письма. Репутация повышается от действий подписчиков:

  • открытие письма;
  • переход по вложенной ссылке;
  • добавление в адресную книгу;
  • пометка «не спам»;
  • ответ на письмо.

Службы предоставляют собственные платформы для анализа репутации: Постофис, Постмастер и др. Некоторые из них помогают проследить: в какую папку сортируется письмо, как отреагировал пользователь.

«Серый список»

Серый список или пользователи «без репутации» еще один из критериев служб. Суть в том, что у «молодых» ящиков, с которых еще не проводились рассылки (или были, но в маленьких объемах), еще нет репутации. Все почтовые службы по-разному относятся к этому.

Например, серые отправители, отсылающие письма на Mail или Яндекс, скорее всего попадут в папку «Входящие». С Гугл все немного иначе. Сервис рассчитывает репутацию для каждого отправителя отдельно, после чего выстраивает общую (она менее значимая, чем индивидуальная). Для выхода из серого списка в Google администратор должен продолжать работу.

Репутация выстраивается из реакции получателя, который после прочтения письма должен нажать «не спам». Нет точной статистики, какой процент получателей должен отреагировать, чтобы показатели выросли, и рассылка начала приходить во «входящие».

Узнать точно, что письма не доходят до подписчика из-за серого списка нельзя. 

HTML-верстка письма

Верстка важный параметр, помогающий службам понять, что письмо не мусорное. В код не должно быть лишних элементов, но обязательно включать важные. Правильная верстка это объемный вопрос, требующий отдельного рассмотрения.

При тесте верстки нужно менять код и проверять, какие письма отсортированы в спам, какие в «промо», какие во «входящие».

HTML-верстка письма

Иногда проблема не только в самой верстке, но и в дополнительных элементах письма (текст, отрывки года, имя, адрес и др.). Чтобы выяснить, нужно менять разные параметры и рассылать письма на собственные ящики (проверить, приходят ли они). Если ничего не помогло, то нужно искать другую причину.

Как оформлять письма, чтобы они не попадали в спам

Владелец домена должен соблюдать ряд правил:

  1. Указывать в письме тему, которая говорит о сути. Она не должна быть длинной (заполнять всю строку) и состоять не только из заглавных букв.
  2. Не использовать корпоративный адрес.
  3. Давать возможность отказаться от рассылки. Именно из-за этого многие службы относят письмо к спаму. Если получателю не интересно предложение, то пусть откажется от него. Иначе он может пожаловаться и понизить рейтинг отправителя.
  4. Не отправлять письма слишком часто. Объемы зависят от отрасли и стиля текста, потому универсальных рекомендаций нет. Стандарт 1-2 письма в неделю.
  5. Предлагать интересный контент. Пользователю должно быть интересно читать рассылку, иначе репутация не будет расти. 
  6. Не использовать только картинки. Письмо должно содержать текст: иначе будет приравнено к спаму.
  7. Не изменять имя отправителя. Подписчик может не узнать организацию и перенести письмо в спам.

Рекомендуется распределять базу пользователей, чтобы сделать контент персонализированным и конверсионным.

Черные списки

Чтобы удалить адрес из черного списка нужно обратиться в службу поддержки и объяснить проблему, привести доказательства. Но для этого нужно понять, какая именно платформа отнесла отправителя к нежелательным.

Для работы используются: Mail Tester и MX Lookup. 

Что делать, если выяснилось, что домен находится в черном списке:

  1. Изучить требования всех используемых почтовых служб. Это нужно, чтобы доказать службе поддержке, что в работе не было нарушений.
  2. Посетить сайт базы, которая внесла домен в блэклист и найти инструкцию по удалению адреса из спама.
  3. Написать в саппорт после подготовки аргументов.

Выход из ситуации

Как только выяснилось, что письма попадают в спам, нужно прекратить рассылку. Дальше стоит обратиться в службу поддержки почтовых сервисов. Понадобится:

  • Собрать логи ошибки. Для этого нужно написать в саппорт сервиса и попросить передать ему данные. В запросе указать тему и дату проведения.
  • Само письмо должно быть сохранено в формате .eml. Для этого нужно отправить рассылку на ящик, созданный для проверки, затем перенести на компьютер.

В общении с технической поддержкой нужно быть вежливым и доходчивым. Бессмысленные споры не помогут решить проблему.

Подключение аналитики

В работе используется три сервиса от крупнейших ресурсов. Для авторизации нужны ящики на каждом из них.

Postmaster Mail

Переходя на сайт, пользователь видит строку для ввода домена и кнопку «Подключить». Отправителю нужно авторизироваться в системе. После добавления домена нужно подтвердить права на него. Для этого предусмотрено 3 способа:

  • перенести на сервер специальный HTML-файл;
  • расставить метатеги;
  • добавить метку DNS.

Postmaster Mail

На сайте есть пошаговая инструкция по подключению. Если возникнут проблемы, можно обратиться в службу поддержки хостинга (крупные провайдеры без вопросов соглашаются сделать все за клиента).

После подтверждения прав на домен на экране отобразится статистика рассылки.

Postoffice Yandex

Внешне статистика от Яндекса отличается от mail.ru. Сервис позволяет просмотреть аналитику по каждому отдельному письму.

Postoffice Yandex

При переходе на сайт пользователь увидит приветственное письмо. Далее ему нужно авторизоваться в системе и подтвердить, что он владеет доменом. Доступ к статистике открывается, если в базе рассылки находится не менее 10 адресов (ящиков от Яндекс).

Postmaster Gmail

В отличие от конкурентов, в Гугл нет саппорта, которому можно пожаловаться.

Если сообщения блокируются, то отправку нужно остановить (как минимум, на адреса внутри gmail), выждать около 57 дней и начать заново. Если в рассылке нет критических ошибок, то ее пропустят.

Postmaster Gmail

Для подключения аналитического сервиса нужно перейти на сайт и кликнуть на «Get Started». Ввести домен и подтвердить владение им. Сервис позволяет использовать лишь один способ добавить запись. В строке «Название» или «Субдомен» вписывается символ @. Далее нужно добавить запись и окончательно подтвердить права на адрес.

Статистику предоставят, если в базе рассылки находится более 200 ящиков (учитываются только @gmail).

Все вышеописанные сервисы не могут охватить всю аудиторию. Для работы часто используют Рамблер.ру и другие почтовые службы, которые не позволяют контролировать статистику и влиять на спам. Тогда можно воспользоваться дополнительными платформами (EmailStream, 2ip) или создать тестовую выборку собственных ящиков, которые будут добавлены в рассылку.

Заключение

Для эффективного email-маркетинга важно, чтобы письма рассылки доходили до адресата. Нужно знать, почему письма попадают в спам, регулярно проверять настройки рассылки, отслеживать доставляемость и убирать из своей базы неактивных подписчиков.

caltouch-platform

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц
  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
Нет времени читать?
Отправить статью на почту
Оцените
Поделитесь с друзьями
Что нового в интернет-маркетинге?
Главное в ежемесячной рассылке
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас есть интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности.