Регламент: что это такое, для чего нужен компаниям и как его составить

Чтобы коллектив работал слаженно, как единый механизм, создают регламенты, в которых прописывают внутреннюю работу компании. Это повышает производительность и уровень прибыли. Для чего вашему бизнесу нужен регламент и как его грамотно составить – в нашей статье.

Что такое регламент

Регламент – это документ, в котором вы описываете ваши бизнес-процессы: кто и что делает. В нем указывают порядок выполнения работы для каждой должности – от подчинения, графика работы, взаимодействия с другими отделами до ключевых показателей эффективности. То есть описывают, чем конкретно занимается сотрудник в той или иной должности в компании, его ключевые задачи и что будет считаться результатом работы.

Чем отличается от положения и инструкции

Организационно-правовая документация организации включает положение, инструкции и регламент. В отличие от регламента, положение – это нормативный акт, который позиционирует работу организации на рынке. Инструкция – это пошаговое руководство для сотрудника. Если регламент описывает, как выполнять процесс, то инструкция – как выполнять конкретную задачу.

Зачем разрабатывать регламент

Регламент для руководителя – главный инструмент управления. Он нужен для:

• Каждого отдела компании. Регламент взаимодействия между отделами устанавливает передачу информации в нужном порядке. Сотрудникам не нужно ждать указаний начальства, им не приходится долго переписываться, они уже знают зоны ответственности, и каждый отдел подключается к своим задачам. 
• Конкретной должности. Регламент можно составить для каждой должности, чтобы каждый сотрудник отдела понимал, как организовать работу на своем месте и что от него ожидают.

Регламент наводит порядок в структуре компании, делает понятной технологию производства продукта или оказания услуг. Без регламента сотрудники будут подходить к руководству и задавать одни и те же вопросы по процессам. Так руководителю, вместо того, чтобы заниматься развитием компании, придется разъяснять персоналу их задачи.

Чтобы сэкономить свое время и взять расходы на рекламу под контроль – эффективнее и выгоднее использовать для этого единую систему. Попробуйте маркетинговые продукты Calltouch – систему сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Эффективный маркетинг с Calltouch

• Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
• Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI

Узнать подробнее

Плюсы регламента

Преимущества внедрения регламента:

• легче проводить анализ ошибок сотрудников;
• легкое обучение новичков на рабочем месте;
• прозрачность рабочих процессов для руководителей и клиентов;
• есть ответы на распространенные вопросы.

Бизнес

Читайте также:

Как рассчитать точку безубыточности

Как рассчитать точку безубыточности

Виды регламентов

Рассмотрим, какие бывают регламенты.

Административный

Это нормативный акт, который определяет стандарты и порядок оказания государственных и муниципальных услуг. За счет прозрачности уменьшает коррупцию и контролирует работу госслужащих или сотрудников компании. 

Технический

Определяет условия, нормы и порядок выполнения производственных задач. Этот вид регламента контролирует требования безопасности сотрудников на предприятии. Его разрабатывают для процессов, которые влияют на здоровье людей и природу, а также могут повлиять на оборудование организации.

Регламент для управления бизнесом

Включает инструкции, права и обязанности сотрудников и правила работы компании. Такой регламент лучше разрабатывать на этапе создания организации. Если регламент управления бизнесом не подготовить заранее, то в дальнейшем это приведет к беспорядку в отделах компании и головах сотрудников. 

Содержание регламента

Вся работа нацелена на то, чтобы навести идеальный порядок в компании.

Общие положения и назначение

В этом разделе указывают назначение, применение и ссылки на внутренние нормативные акты организации. Описывают главных участников рабочего процесса: сотрудников, инфраструктуру, оборудование, субъекты производства.

Термины, определения и сокращения

Правильная терминология объясняет подчиненным предметную область. Здесь указывают:

• общие термины;
• термины, которые используют впервые;
• термины, необходимые для раскрытия других понятий;
• сокращения, которые есть в тексте регламента.

Требования, процессы и методы работы

Здесь указывают требования к сотрудникам, описывают правила, методы работы и производственный процесс. Чтобы описать процесс, указывайте: цель, вход и выход процесса, сроки и место выполнения, исполнителей. В подпунктах дополнительно перечислите права, обязанности и ответственность каждого сотрудника. Если пункты раздела не раскрыты, это приведет к ошибкам. В худшем случае – к травмам на рабочем месте.   

Ответственность за работу

Подчиненные несут личную ответственность за выполнение правил регламента. Полное или частичное невыполнение этих правил считают нарушением должностных обязанностей. Работника оштрафуют или уволят, если организации или оборудованию причинили ущерб.

Контроль исполнения регламента

В этом разделе указывают сотрудника, на которого возлагают контроль за выполнением правил регламента. Также пишут средства и периодичность контроля.  

Приложения

В этом разделе пишут дополнительную информацию, которая помогает в выполнении правил регламента. В приложения включают: схемы, таблицы, примеры расчетов, список литературы. 

Организация разработки и внедрения регламентов

Для разработки документа важно объединить усилия и знания руководства и сотрудников.

Алгоритм разработки регламента:

1. Определить предмет регламента. Обратите внимание, возможно, вы видите постоянные конфликтные ситуации между сотрудниками, значит надо договориться, как будет происходить взаимодействие.
2. Провести собрание. Соберите всех заинтересованных сотрудников, которых касается этот регламент, объясните важность его создания, как это облегчит жизнь команде.
3. Описать регламент. В схемах и таблицах нужно отобразить рабочие процессы и их особенности. Это может фиксировать либо один человек, либо каждый сотрудник о своем участке работы.
4. Обсудить. Донести до всех участников новые регламенты, выслушать их мнения, внести корректировки.
5. Утвердить. Каждый сотрудник изучает регламент, подписывает и обязуется выполнять его правила. Теперь команда работает по новому стандарту.

Также руководитель может проводить тестирования сотрудников по регламентам, чтобы оценить, насколько хорошо в коллективе закрепились новые правила.

Контролируйте маркетинг и получайте больше продаж с услугой сквозной аналитики Calltouch. Вы сможете делать выводы об эффективности маркетинга на основе полных данных и оптимизировать рекламу.

Заключение

Регламент разрабатывают, чтобы навести порядок в отделах и процессах, а также установить зоны ответственности в компании. Нормативная документация описывает производственные процессы, дисциплинирует сотрудников, предугадывает ошибки и помогает их избежать. Чтобы регламент был понятным и доступным для каждого работника, руководству следует разрабатывать документ вместе с подчиненными.